Cómo cambiar de TPV sin reescribir toda tu carta (2026)

La mayoría de los dueños de restaurante siguen con un TPV que odian por un solo motivo: la carta. Solo de pensar en teclear 300 productos, precios, tamaños y extras en un sistema nuevo, ya les parece una semana de trabajo sin cobrar. Así que siguen pagando cada mes la factura de la que se quejan.

Te lo resumo: no tienes que reescribir nada. Exporta la carta del sistema viejo, límpiala en un solo archivo y deja que el TPV nuevo la importe. Una carta de 300 productos se puede mover en una hora más o menos. Además, teclear nunca fue el trabajo de verdad: lo son los extras, los impuestos y las impresoras. Esta guía te lleva por todo el cambio, en el orden que funciona.

Por qué reescribir la carta es la peor forma de cambiar de TPV

Hagamos la cuenta que nadie hace antes de empezar.

Meter un producto bien cuesta unos dos minutos: nombre, categoría, descripción, precio, tipo de IVA, foto. Son 10 horas para una carta de 300 productos. Súmale variantes y grupos de extras y puedes doblarlo. Y ahora imagínatelo a la 1 de la madrugada, después de un turno doble.

Y no solo es lento. Es peligroso. Cada errata acaba siendo un precio mal puesto en una cuenta real. Una coma mal colocada en la carta de vinos se puede llevar el beneficio de toda una noche. Un tipo de IVA equivocado te rompe los informes durante meses sin que nadie se dé cuenta.

Los sistemas modernos leen archivos. Deja que ellos hagan la parte aburrida y guarda tus fuerzas para lo que una máquina no puede hacer.

Paso 1: saca la carta del sistema viejo antes que nada

Regla número uno de cualquier migración de TPV: nunca des de baja la cuenta antes de exportar. En cuanto se cierra, tus datos suelen irse con ella, y el soporte ya no tiene ningún motivo para ayudarte.

Esto es lo que tienes que llevarte, de mejor a peor opción:

1. Una exportación de productos en CSV o Excel desde el back office. Es la opción ideal. Búscala en Carta, Artículos, Productos o Informes.
2. Un informe de ventas por producto. Aunque no haya una exportación decente, ese informe lista nombres, categorías y precios. Sirve perfectamente como archivo de partida.
3. Tu carta en PDF o en papel. En 2026 esto es suficiente de verdad; te lo cuento en el Paso 3.
4. Capturas de pantalla del TPV. El último recurso, pero mejor que fiarlo a la memoria.

Ya que estás dentro, descárgate también:

• Tu lista de modificadores y extras
• Tu configuración de impuestos (tipos de IVA, a qué productos se aplican, si van incluidos o aparte)
• Tu lista de empleados y sus permisos
• Tu lista de clientes, si te dejan exportarla
• Los informes de ventas de los últimos 12 a 24 meses en PDF o CSV

Si el proveedor te lo pone difícil, escribe al soporte por correo y pide por escrito una exportación completa de tus datos. Muchos te la mandan. En Europa tienes derecho a los datos de tu propio negocio, así que merece la pena pedirlo bien antes de dar por hecho que la respuesta es no.

Paso 2: limpia el archivo antes de importarlo

Media hora aquí te ahorra un día entero después. Abre la exportación en una hoja de cálculo y déjala con una forma simple: una fila por producto.

Columnas útiles: categoría, nombre del producto, descripción, precio, tipo de IVA, variante, grupo de extras, alérgenos.

Después haz esta limpieza rápida:

• Borra lo que no vendes. Si un plato no se ha vendido en seis meses, no merece un sitio en la carta nueva. Cambiar de sistema es la excusa perfecta para quitar peso muerto.
• Fuera duplicados. Casi todas las cartas viejas tienen "Coca-Cola", "coca cola" y "coca botella" como tres productos distintos. Quédate con uno.
• Elige una sola forma de tratar el IVA. ¿Tus precios llevan el IVA incluido o va aparte? Mezclar las dos cosas es el desastre más común al importar. Todos los precios de la hoja tienen que significar lo mismo.
• Convierte los tamaños en variantes. Pequeño, mediano y grande deberían ser un producto con tres precios, no tres productos. Así los informes se entienden.
• Escribe cada grupo de extras una sola vez. "Café doble", "leche de avena", "sin hielo": pon el grupo una vez y luego anota qué productos lo usan.
• Usa los nombres que dice tu equipo en voz alta. Nada de "HAM-QSO-DOB". Si un camarero nuevo no lo encuentra, el nombre está mal.

Haz esto en la hoja de cálculo, no en el TPV nuevo. Cambiar un precio en una celda son dos segundos. Cambiarlo en un sistema en marcha son seis clics.

Paso 3: importa en vez de teclear

Ahora viene lo bueno. Casi todos los sistemas modernos aceptan que subas una hoja de cálculo y te montan la carta solos.

Algunos van más allá y leen la carta que ya tienes. Tabres, por ejemplo, te deja subir tu carta en PDF, eliges el idioma y él saca las categorías, los nombres de los productos, los precios y el IVA para dejarte una carta lista para usar. Ese es el truco que se carga la excusa del "es que tendría que reescribirlo todo": aunque tu TPV viejo no te dé nada, tu carta impresa ya es un archivo tuyo.

Importes como importes, hazlo en este orden:

1. Importa en borrador u oculto, no directamente en la carta que ven los clientes.
2. Comprueba 10 productos al azar con los precios viejos. Si esos 10 están bien, el resto suele estarlo también.
3. Mira el producto más caro y el más barato. Ahí saltan enseguida los errores de decimales.
4. Corrige a mano los que se hayan quedado raros. Habrá alguno. Diez arreglos no es lo mismo que 300 altas.

Las fotos van al final. No retrases el arranque esperando a tener fotos perfectas. Sal con tus 20 productos más vendidos fotografiados y añade el resto en las semanas siguientes.

Paso 4: rehaz las partes que nunca se importan bien

Esta es la parte honesta que se saltan casi todos los anuncios de "cámbiate en 5 minutos". Un archivo mueve tus productos. Casi nunca mueve la lógica que hay alrededor.

Cuenta con una o dos horas para esto:

• Extras y modificadores. De opción única o de opción múltiple, y el precio de cada opción. Aquí es donde los fallos te cuestan dinero de verdad en caja.
• Variantes. Confirma que cada tamaño lleva su precio correcto.
• Reglas de IVA. En sala, para llevar y a domicilio a veces tributan distinto. El alcohol suele ir en su propio tipo. Comprueba si cada impuesto va dentro del precio que se muestra o se suma al cobrar.
• Mesas y plano de sala. Nombres, comensales, zonas. Si usas un código QR por mesa, tendrás que generarlos otra vez.
• Envío a las partidas de cocina. Qué categorías van a la plancha, a la barra y a la partida de postres.
• Empleados, permisos y PIN. Dale a cada uno el acceso que necesita y nada más. Tu ayudante de sala no necesita la pantalla de informes.
• Descuentos e invitaciones. Comida de personal, invitación del encargado, cliente de toda la vida: déjalos montados antes del servicio, no durante.
• Impresoras y red. Aburrido, imprescindible y siempre lleva más tiempo del que crees. Prueba cada impresora dos veces.

Un consejo de los buenos: antes de perder el acceso, hazle fotos a las pantallas de tu TPV viejo. La cuadrícula, los colores, el orden de las categorías. Si el sistema nuevo les resulta familiar, tu equipo lo aprende en un turno en vez de en una semana.

Paso 5: guarda lo que no se mueve de ninguna manera

Hay cosas que sencillamente no pasan de un TPV a otro, nunca. Trátalas a propósito:

• El histórico de ventas. Se queda en el sistema viejo. Exporta los informes en PDF o CSV antes de irte: tu gestor, tu control de escandallos y las previsiones del año que viene los necesitan.
• Tarjetas regalo y saldos de fidelización. Casi nunca se traspasan. Imprime la lista de los que siguen vivos y acéptalos a mano durante unos meses.
• Datos de clientes. Exporta los contactos solo si tus condiciones y la ley de protección de datos te lo permiten, y guarda el archivo en un sitio seguro.
• Tickets y registros antiguos. Hacienda te obliga a guardar los registros de ventas durante varios años. Ten esas exportaciones bien copiadas, incluso después de cerrar la cuenta.

Paso 6: arranca un martes, no un viernes

El cambio en sí debería ser aburrido. Así se consigue:

• Elige tu turno más flojo. Un martes al mediodía, no un sábado por la noche ni un día de partido.
• Deja el sistema viejo disponible unos días. Si puedes, paga un mes más. Es el seguro más barato que vas a contratar en tu vida.
• Haz 10 comandas de prueba antes del servicio. Incluye una cuenta dividida, una devolución, un descuento y un pedido para llevar. Encuentra los problemas con la sala vacía.
• Forma al equipo en 20 minutos, no en dos horas. Enséñales las seis cosas que hacen el 95% del tiempo: abrir mesa, añadir productos, añadir un extra, mandar a cocina, dividir la cuenta y cobrar.
• Imprime una chuleta de una página y pégala al lado del terminal.
• Vigila los tres primeros servicios. Apunta todas las preguntas que hace el equipo. Arregla esa misma noche las tres que más se repitan.

Un calendario realista de 7 días para el cambio

• Día 1: exporta todo del sistema viejo. Carta, impuestos, personal, informes.
• Día 2: limpia el archivo. Quita platos muertos, arregla duplicados y decide el tema del IVA.
• Día 3: importa la carta. Revisa precios por muestreo. Corrige lo que se haya torcido.
• Día 4: rehaz extras, reglas de IVA, mesas, partidas de cocina y accesos del personal.
• Día 5: configura las impresoras. Haz comandas de prueba. Forma al equipo.
• Día 6: arranca en un turno flojo, con el sistema viejo de reserva.
• Día 7: arregla las pequeñas molestias, empieza a subir fotos y luego mira las condiciones de baja de tu contrato antes de cerrar la cuenta.

Siete días y unas ocho horas de trabajo real. No el mes que te temías.

6 errores que te obligan a reescribirlo todo

1. Dar de baja el TPV viejo primero. Y adiós a la exportación que necesitabas.
2. Importar un archivo sucio. Si entra basura, sale basura en la carta.
3. Mezclar precios con IVA incluido y sin IVA en la misma hoja.
4. Montar cada tamaño como un producto aparte. Tus informes no te van a servir de nada.
5. Arrancar tu noche más fuerte. Con la sala llena, los problemas pequeños se hacen grandes.
6. Esperar a tener las fotos perfectas. Primero arranca, luego mejora.

Respuestas rápidas sobre cambiar de TPV

¿Cuánto se tarda en cambiar de TPV?

Para un restaurante de un solo local con una carta normal, cuenta una semana desde la exportación hasta el arranque: entre 6 y 10 horas de trabajo real. Importar la carta son minutos. Los extras, los impuestos, las impresoras y la formación se llevan el resto.

¿Puedo importar la carta de mi restaurante desde un PDF?

Sí. Algunos sistemas leen una carta en PDF y sacan solos las categorías, los nombres de los productos, los precios y el IVA. Tabres lo incluye, y es el camino más rápido cuando tu TPV viejo no te da una exportación limpia.

¿Voy a perder el histórico de ventas al cambiar de TPV?

Tu histórico se queda en el sistema viejo, así que exporta los informes que necesites antes de darte de baja. La mayoría guarda de 12 a 24 meses de ventas, de ventas por producto y de informes de IVA en PDF o CSV.

¿Necesito comprar hardware nuevo para cambiar de TPV?

No siempre. Los sistemas que funcionan por navegador van en tablets, portátiles y móviles que quizá ya tengas. Mira primero tus impresoras: la mayoría de impresoras de tickets estándar valen para varios sistemas, pero el hardware alquilado a tu proveedor antiguo no suele irse contigo.

¿Cuál es el mejor momento para cambiar de TPV?

Tu semana más floja del año, en tu turno más flojo. Enero y las semanas de después de las Navidades son las favoritas. Nunca en plena temporada alta, ni durante un evento grande, ni con la plantilla justa.

¿Puedo cambiar de TPV en mitad del contrato?

Normalmente sí, pero léete antes la cláusula de baja. Algunos contratos se renuevan solos o cobran una penalización por salir antes. Aun así, casi siempre sale más barato irse que quedarse dos años más en un sistema que te cobra una cuota mensual por herramientas que puedes tener gratis.

¿Cómo paso las fotos de mi carta al TPV nuevo?

Las fotos casi nunca se traspasan solas. Descárgalas de tu sistema viejo o de tu web y luego súbelas por tandas. Empieza por los más vendidos: son los que la gente mira de verdad.

¿Debería tener dos TPV funcionando a la vez?

Unos días, sí. Deja el viejo disponible como respaldo mientras tu equipo aprende el nuevo. Pero tenerlos los dos durante meses duplica el papeleo y te parte los informes en dos. Ponle una fecha límite clara.

---

Cambiar de TPV no es un proyecto de meter datos. Es una exportación, una importación y un par de horas de configuración con tu café al lado. La carta nunca fue el obstáculo: el miedo a reescribirla, sí. Saca tu exportación, limpia el archivo y regálate un martes tranquilo. Tu factura mensual va a notar la diferencia mucho antes que tus clientes.