Café eröffnen: die echten Kosten im Detail (2026)
Ein kleines Café mit Sitzplätzen kostet in Deutschland 90.000 € bis 380.000 € in der Eröffnung. Ein mobiler Kaffeewagen kostet 12.000 € bis 40.000 €. Der Unterschied zwischen diesen beiden Zahlen ist nicht die Siebträgermaschine — es sind der Ausbau und die Miete, die du monatelang zahlst, bevor die erste Tasse verkauft ist.
Hier die Kurzfassung. Dein größter Posten ist der Umbau, nicht die Technik. Der zweitgrößte ist das Geld, das du verbrennst, während die Tür noch zu ist. Die meisten, denen unterwegs das Geld ausgeht, haben nicht bei der Ausstattung übertrieben. Sie haben den Ausbau budgetiert und die sechs Monate danach vergessen. Unten steht jeder Posten einzeln, mit echten Preisen für den deutschen Markt 2026, drei kompletten Budgets und der Rechnung bis zur Gewinnschwelle.
Was kostet es, ein Café zu eröffnen?
Das hängt komplett vom Format ab. Es ist die größte Kostenentscheidung, die du triffst — und sie fällt, bevor du irgendetwas kaufst.
| Format | Realistische Gesamtkosten | Zeit bis zur Eröffnung |
|---|---|---|
| Kaffeefahrrad oder mobiler Kaffeewagen | 12.000–40.000 € | 2–4 Monate |
| Kaffeeanhänger oder Foodtruck | 40.000–110.000 € | 3–6 Monate |
| Kiosk oder Shop-in-Shop in einem bestehenden Gebäude | 45.000–110.000 € | 3–5 Monate |
| Kleines Café, Bestandsfläche (70–110 m²) | 90.000–200.000 € | 5–9 Monate |
| Kleines Café, Rohfläche | 180.000–380.000 € | 8–16 Monate |
| Drive-in mit eigenem Gebäude | 350.000–800.000 € | 12–20 Monate |
"Bestandsfläche" heißt: In den Räumen war schon mal ein Café, ein Restaurant oder eine Bäckerei. Abwasser, Lüftung, Fettabscheider und Gäste-WC sind schon da. Dieses eine Wort kann 60.000 € vom Ausbau streichen. Wenn du die Wahl hast zwischen einer schönen Rohfläche und einem hässlichen ehemaligen Imbiss, nimm den Imbiss und steck 10.000 € in Farbe.
Der Ausbau: der Posten, der über alles entscheidet
Der Innenausbau kostet in Deutschland 1.200 € bis 2.500 € pro Quadratmeter, wenn du bei einer Rohfläche anfängst. Bei 80 m² landest du also zwischen 96.000 € und 200.000 €. Eine Bestandsfläche, in der schon Gastronomie war, drückt das auf 400 € bis 1.000 € pro Quadratmeter — 32.000 € bis 80.000 € für dieselbe Fläche.
Wohin das Geld tatsächlich geht:
- Sanitär — Handwaschbecken, Spülbecken, Putzausguss, Bodenabläufe, Abwasseranschluss: 8.000–25.000 €
- Fettabscheider (verlangen viele Bauämter, sobald du eine Küche einbaust): 2.500–9.000 € eingebaut
- Elektro — eine zweigruppige Siebträgermaschine braucht meist einen eigenen Drehstromanschluss mit 400 V. Kommen Brüher, Eismaschine und Kühlung dazu, tauschst du oft gleich den Zählerschrank: 3.000–12.000 €
- Lüftung und Klima: 6.000–20.000 €
- Barrierefreies Gäste-WC — sobald du Sitzplätze anbietest, verlangen die Landesbauordnungen in der Regel eine barrierefreie Toilette. Im Altbau nachrüsten: 8.000–25.000 €
- Boden, Wände, Decke, Malerarbeiten: 10.000–40.000 €
- Architekt, Bauantrag, Nutzungsänderung: 3.000–12.000 €
- Gebühren für Baugenehmigung und Nutzungsänderung: 500–3.000 €
Eine einzige Entscheidung auf der Karte bewegt hier richtig viel Geld. Wenn du Espresso, kalte Speisen und Gebäck aus einem Umluftofen ohne Abluft anbietest, kommst du meist ohne große Küchenlüftung aus. Kommen eine Grillplatte, eine Fritteuse oder offene Flamme dazu, brauchst du eine echte Lüftungsanlage nach VDI 2052: 12.000 € bis 35.000 € eingebaut, plus 3.000 € bis 7.000 € für Brandschutz und Löschanlage. Entscheide deine Speisekarte, bevor du den Mietvertrag unterschreibst, nicht danach.
Noch etwas, das in Deutschland viele überrascht: War in der Fläche vorher ein Laden, ein Büro oder eine Praxis, brauchst du beim Bauamt eine Nutzungsänderung, bevor du dort ein Café betreiben darfst. Die Gebühren liegen meist bei 500 € bis 3.000 € plus Architektenhonorar. Teurer ist die Zeit: sechs Wochen bis sechs Monate. Kläre das mit dem Bauamt, bevor du unterschreibst.
Theke, Rückbuffet und Regale werden separat angeboten und überraschen jeden: 12.000 € bis 40.000 € für eine Maßanfertigung. Ein Schreiner aus der Region ist bei denselben Zeichnungen meist 25 % bis 40 % günstiger als ein Gastro-Einrichter.
Ausstattung: was eine echte Kaffeebar kostet
Das ist der schöne Teil — und er ist kleiner, als du denkst. Hier eine funktionierende Bar mit zwei Brühgruppen, neu und gebraucht. Alle Preise netto.
| Position | Neu | Gebraucht / günstig |
|---|---|---|
| Zweigruppige Siebträgermaschine | 5.000–20.000 € | 2.500–9.000 € |
| Espressomühlen (2: normal + entkoffeiniert) | 2.400–7.000 € | 1.000–3.000 € |
| Filterkaffee-Brüher | 1.400–3.500 € | 600–1.500 € |
| Mühle für Filterkaffee | 900–2.500 € | 400–1.100 € |
| Wasserfilter und Enthärtung | 500–2.500 € | 400–900 € |
| Untertisch-Kühlschränke (2) | 1.600–4.500 € | 800–2.200 € |
| Eiswürfelbereiter mit Vorratsbehälter | 1.800–4.500 € | 800–2.000 € |
| Kuchen- und Kühlvitrine | 1.800–7.000 € | 900–3.000 € |
| Standmixer (leise, gewerblich) | 700–1.900 € | 400–900 € |
| Untertisch-Gastrospülmaschine | 2.500–6.500 € | 1.200–3.000 € |
| Spülbecken, Handwaschbecken, Putzausguss | 900–2.500 € | 500–1.200 € |
| Kleinteile: Kännchen, Tamper, Waagen, Abschlagbehälter | 1.200–3.500 € | 800–1.800 € |
| Gesamt | 20.700–65.900 € | 10.300–29.600 € |
Ein paar echte Preise aus dem deutschen Handel, damit du dich einordnen kannst. Eine Nuova Simonelli Appia Life mit zwei Gruppen liegt bei rund 5.500 € bis 7.500 € netto. Eine La Marzocco Linea PB mit zwei Gruppen kostet ungefähr 15.000 € bis 19.000 €. Eine Victoria Arduino Black Eagle oder eine Slayer gehen Richtung 20.000 € bis 25.000 €. Bei den Mühlen liegt eine Mahlkönig E65S GbW bei etwa 3.000 €, eine Mythos 2 bei rund 3.600 €, und eine Fiorenzato F64 Evo macht für etwa 1.200 € ehrliche Arbeit. Die Preise schwanken je nach Händler und Ausstattung — hol dir immer ein konkretes Angebot.
Ganz ehrlich: Deine Gäste schmecken den Unterschied zwischen einer 18.000-€-Maschine und einer 6.000-€-Maschine nicht. Dein Barista schon, und deine Wartungsrechnung auch. Nimm die Maschine aus der Mitte, steck die Differenz in eine Mühle, die ihre Dosis sauber hält, und leg den Rest auf die Bank. Eine gleichmäßige Mühle schmeckt man in der Tasse deutlich mehr als die Marke auf dem Kessel.
Beim Wasserfilter sparen die meisten — und das ist genau die falsche Stelle. In vielen deutschen Regionen ist das Trinkwasser hart, und Kalk macht aus einer 12.000-€-Maschine innerhalb von zwei Jahren eine 3.000-€-Reparatur. Frag zuerst bei deinem Wasserversorger nach der Härte in Grad deutscher Härte — die Trinkwasseranalyse gibt es kostenlos — und wähle den Filter danach aus. Ab etwa 14 °dH wird es ohne Enthärtung teuer.
Gebraucht kaufen ist bei Kühlschränken, Spülbecken, Eismaschinen und Kleinteilen völlig in Ordnung. Bei Siebträgermaschinen sei vorsichtig. Eine generalüberholte Maschine von einem echten Servicebetrieb mit Gewährleistung ist bei 50 % bis 60 % vom Neupreis ein guter Deal. Eine Kleinanzeigen-Maschine ohne Servicehistorie ist ein Lottoschein für 4.000 €.
Anmeldungen, Genehmigungen und Versicherungen
Vieles davon ist in Deutschland Ländersache oder sogar Sache der einzelnen Kommune. Nimm die Spannen als Planungsgröße und ruf früh beim Gewerbeamt und beim Gesundheitsamt an. Für das ganze Paket bis zur Eröffnung solltest du 1.500 € bis 5.000 € einplanen.
- Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt: 20–65 €, je nach Stadt. Ohne die geht gar nichts, und sie muss vor dem ersten Verkaufstag vorliegen.
- Rechtsform: Ein Einzelunternehmen kostet dich nur die Gewerbeanmeldung — dafür haftest du mit deinem Privatvermögen. Eine UG (haftungsbeschränkt) startet formal ab 1 € Stammkapital, realistisch legst du 1.000 € bis 5.000 € ein, dazu 300 € bis 900 € für Notar und Handelsregister. Eine GmbH braucht 25.000 € Stammkapital, davon mindestens 12.500 € eingezahlt, plus 700 € bis 2.000 € Notar- und Registerkosten. Für die meisten Café-Gründungen ist die UG der vernünftige Mittelweg: Sie begrenzt deine Haftung, kostet dich aber jedes Jahr Buchhaltung und Jahresabschluss.
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt über ELSTER: kostenlos, aber Pflicht innerhalb eines Monats nach der Gewerbeanmeldung. Die Steuernummer kommt danach in zwei bis sechs Wochen. Hier entscheidest du auch, ob du die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzt: möglich, solange du im Vorjahr unter 25.000 € Umsatz geblieben bist und im laufenden Jahr unter 100.000 € bleibst. Für ein Café mit Ladenfläche ist das meist nur im Gründungsjahr ein Thema — und weil du dann keine Vorsteuer aus dem Ausbau ziehen kannst, ist es oft ein schlechtes Geschäft. Rechne das mit einem Steuerberater durch, bevor du das Kreuz setzt.
- Gaststättenanzeige oder Gaststättenerlaubnis: Das Gaststättenrecht ist seit 2006 Ländersache, deshalb sieht es überall etwas anders aus. Grobe Regel: Ein Café ohne Alkohol kommt in den meisten Bundesländern mit einer Anzeige beim Ordnungs- oder Gewerbeamt aus. Sobald du Bier, Wein oder Spirituosen ausschenkst, brauchst du in vielen Ländern eine Gaststättenerlaubnis (Konzession). Dafür fallen 200 € bis 1.500 € an, dazu Führungszeugnis, Auszug aus dem Gewerbezentralregister und eine steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung. Frag das für dein Bundesland konkret beim Ordnungsamt nach.
- Anmeldung beim Lebensmittelüberwachungsamt oder Veterinäramt: Pflicht, meist kostenlos oder gegen eine kleine Gebühr.
- Belehrung nach §43 Infektionsschutzgesetz: Du und alle, die mit offenen Lebensmitteln arbeiten, brauchen eine Erstbelehrung vom Gesundheitsamt oder einem beauftragten Arzt. 20 € bis 40 € pro Person. Beim Arbeitsbeginn darf sie nicht älter als drei Monate sein, danach belehrst du dein Team alle zwei Jahre selbst und dokumentierst das schriftlich.
- Hygieneschulung und HACCP-Konzept: Die EU-Verordnung 852/2004 und die deutsche Lebensmittelhygiene-Verordnung verlangen geschultes Personal und ein schriftliches HACCP-Konzept. Eine Schulung kostet 30 € bis 150 € pro Person. Das Konzept kannst du selbst schreiben — IHK und Berufsgenossenschaft haben brauchbare Muster.
- Nutzungsänderung und Baugenehmigung: 500 € bis 3.000 € an Gebühren, siehe oben.
- Sondernutzungserlaubnis für Außenbestuhlung: Wenn Tische auf den Gehweg sollen, kostet das je nach Stadt und Lage grob 5 € bis 30 € pro Quadratmeter und Saison.
- Anwalt für den Mietvertrag: 500 € bis 2.000 €.
Der letzte Punkt ist das beste Geld auf der ganzen Liste. Ein Gewerbemietvertrag läuft in Deutschland meist fünf oder zehn Jahre fest, und du kommst da nicht einfach raus. Zwei Stunden Anwalt können eine Klausel streichen, die dich sonst 30.000 € gekostet hätte. Achte besonders auf drei Dinge: die Rückbauverpflichtung am Ende der Laufzeit, den Konkurrenzschutz (darf der Vermieter zwei Türen weiter das nächste Café vermieten?) und die Indexklausel, die deine Miete automatisch an den Verbraucherpreisindex koppelt.
Versicherungen kosten ein kleines Café 1.200 € bis 3.500 € im Jahr. Die Betriebshaftpflicht liegt bei 300 € bis 900 €, eine Inhaltsversicherung für Inventar, Elektronik und Glas bei 400 € bis 1.500 €. Eine Betriebsunterbrechungsversicherung kostet 300 € bis 1.200 € und ist genau die, die dich rettet, wenn nach einem Wasserschaden vier Wochen zu ist. Frag außerdem nach einer Elektronik- oder Maschinenversicherung — sie ist günstig und deckt die Siebträgermaschine ab.
Zwei Pflichtbeiträge, die Gründer regelmäßig vergessen:
- Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN): Die Mitgliedschaft ist Pflicht, und du musst dich innerhalb einer Woche nach der Gründung anmelden. Der Beitrag richtet sich nach deiner Bruttolohnsumme und dem Gefahrtarif — rechne grob mit einem niedrigen einstelligen Prozentsatz davon. In vielen Bundesländern bist du als Inhaber selbst pflichtversichert. Die genaue Zahl bekommst du nur direkt bei der BGN.
- IHK-Beitrag: Jedes Gewerbe ist automatisch Mitglied. Der Grundbeitrag liegt für kleine Betriebe grob zwischen 30 € und 350 € im Jahr, dazu kommt eine Umlage auf den Gewerbeertrag. Gründer, die nicht im Handelsregister stehen und unter 25.000 € Gewerbeertrag bleiben, sind in den ersten Jahren meist befreit. Frag bei deiner IHK nach.
Gebühren und Regeln ändern sich jedes Jahr, in Deutschland zusätzlich von Bundesland zu Bundesland. Lass dir die aktuellen Zahlen vom Gewerbeamt, vom Finanzamt und von einem Steuerberater bestätigen, bevor du dein Budget festzurrst.
Miete, Kaution und die Monate, in denen du für nichts zahlst
Ladenmieten für Gastronomie liegen in Deutschland weit auseinander. Das hier sind Kaltmieten pro Quadratmeter und Monat, für ein Erdgeschosslokal.
| Lage | Kaltmiete pro m² und Monat |
|---|---|
| Berlin, normale Kiezlage | 15–30 € |
| Berlin, gute Lauflage | 35–80 € |
| München, normale Lage | 20–40 € |
| München, gute Lauflage | 50–120 € |
| Hamburg, normale Lage | 15–35 € |
| Hamburg, gute Lauflage | 40–90 € |
| Mittelstadt mit 50.000–300.000 Einwohnern | 8–20 € |
| Mittelstadt, Fußgängerzone | 20–45 € |
Auf die Kaltmiete kommen die Nebenkosten, bei Gewerbeflächen meist 2,50 € bis 5,00 € pro Quadratmeter und Monat. In Top-Lagen wie der Münchner Kaufingerstraße oder dem Berliner Kurfürstendamm liegen die Mieten um ein Vielfaches höher — dort rechnet sich ein unabhängiges Café praktisch nie.
Rechne ein Beispiel durch. 80 m² in einer normalen Berliner Kiezlage zu 22 € Kaltmiete sind 1.760 € im Monat, plus 3,50 € Nebenkosten macht 280 € — zusammen 2.040 € im Monat.
Bei Gewerbe gibt es keine gesetzliche Obergrenze für die Kaution wie bei Wohnraum. Üblich sind zwei bis drei Nettokaltmieten, professionelle Vermieter verlangen auch mal sechs. Drei Monatsmieten plus die erste Miete sind 7.320 €, die am ersten Tag weg sind. Eine Mietbürgschaft deiner Bank ist die Alternative: Sie kostet nur eine Avalprovision, bindet dafür aber deine Kreditlinie.
Dann kommt der Teil, den niemand budgetiert. Nutzungsänderung, Bauantrag, Umbau und Abnahmen dauern vier bis sieben Monate, und du zahlst in jedem einzelnen davon Miete. Das sind 8.200 € bis 14.300 € Miete gegen 0 € Umsatz.
Zwei Dinge, die du vor der Unterschrift hart verhandelst:
- Mietfreie Ausbauzeit. Drei bis sechs Monate sind in Deutschland üblich. Frag danach. Viele Vermieter geben sie lieber, als einen Mieter zu verlieren.
- Einen Baukostenzuschuss. Bei Einkaufszentren und professionellen Vermietern gibt es Zuschüsse zum Ausbau, mal als Pauschale, mal pro Quadratmeter. Bei privaten Vermietern ist das selten — aber gefragt hat noch keinem geschadet. Von allein angeboten wird es fast nie.
Halte Miete plus Nebenkosten unter 10 % vom Nettoumsatz. Unter 8 % ist komfortabel. Über 12 % arbeitest du für deinen Vermieter. In unserem Beispiel sind 2.040 € genau dann 10 %, wenn du 20.400 € netto im Monat machst — und das ist ungefähr die Gewinnschwelle. Die 10 % sind also die Obergrenze, nicht das Ziel.
Kassensystem, Zahlungen und Technik
Technik ist bei der Eröffnung ein kleiner Posten und danach ein dauerhafter. Schau dir beides an. In Deutschland kommt eine Besonderheit dazu, die es in kaum einem anderen Land gibt: Deine Kasse ist gesetzlich reguliert.
- Kassenhardware: 500 € bis 2.000 € pro Kasse — Tablet, Ständer, Kassenlade, Bondrucker. Die meisten kleinen Cafés brauchen eine, gut laufende zwei.
- TSE (zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung): Pflicht nach der Kassensicherungsverordnung, und sie muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert sein. Eine Hardware-TSE kostet einmalig rund 100 € bis 250 € und läuft je nach Zertifikat drei bis fünf Jahre. Eine Cloud-TSE liegt grob bei 5 € bis 15 € im Monat.
- Belegausgabepflicht: Du musst jedem Gast einen Beleg anbieten, auf Papier oder digital. Auch dem, der nur einen Espresso mitnimmt.
- Kassenmeldepflicht beim Finanzamt: Seit 2025 musst du jedes elektronische Kassensystem mit TSE über "Mein ELSTER" beim Finanzamt melden. Für neue Kassen gilt: innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme. Die Übergangsfrist für Altgeräte ist im Sommer 2025 abgelaufen. Die Meldung kostet nichts, ist aber Pflicht — und die Finanzverwaltung schraubt an den Details regelmäßig. Frag deinen Steuerberater, bevor du die erste Bestellung kassierst.
- Kassensoftware: 0 € bis 120 € im Monat pro Kasse. Das ist die einzige Zeile hier, die ehrlich 0 € sein kann — mehrere Anbieter verlangen für die Software selbst nichts. Den ganzen Markt haben wir in unserem Beitrag dazu aufgeschlüsselt, was ein Kassensystem im Restaurant wirklich kostet, und erklärt, was "kostenloses Kassensystem" für ein kleines Café wirklich heißt.
- Kartenzahlung: Hier hast du es in Deutschland besser als fast überall sonst. Die girocard kostet dich grob 0,2 % bis 0,4 % plus ein paar Cent pro Transaktion, Kreditkarten liegen bei 0,9 % bis 1,9 %. Dazu 10 € bis 30 € Terminalmiete im Monat. Bei 25.000 € Kartenumsatz landest du gemischt bei 200 € bis 400 € im Monat. Je höher dein girocard-Anteil, desto günstiger wird es.
- GEMA und GVL: Musik im Café ist eine öffentliche Wiedergabe und damit gebührenpflichtig. Für ein kleines Café bis 75 m² liegen GEMA und GVL zusammen grob bei 300 € bis 450 € im Jahr. Wichtig: Ein privates Spotify-Konto reicht dafür nicht, und auch ein gewerblicher Musikdienst ersetzt die GEMA nicht automatisch. Nur ausdrücklich GEMA-freie Musik tut das. Rechne mit dem GEMA-Tarifrechner nach oder ruf direkt dort an.
- Internet: 40 € bis 80 € im Monat für einen Gewerbeanschluss.
- Waage, Etikettendrucker und eine Menütafel: 400 € bis 3.000 €, je nachdem ob analog oder digital.
Erstausstattung und Löhne vor der Eröffnung
Die Erstausstattung an Ware kostet ein kleines Café 3.500 € bis 6.000 €.
Kaffee ist davon der kleinste Teil. Ein Café mit 150 Getränken am Tag verbraucht rund 16 kg Bohnen in der Woche. Röstkaffee im Gastro-Einkauf liegt 2026 grob bei 18 € bis 32 € pro Kilo netto — die Rohkaffeepreise sind in den letzten beiden Jahren kräftig gestiegen, plane also eher am oberen Ende. Zwei Wochen Startbestand sind damit rund 550 € bis 1.100 €. Der ganze Rest — Milch, Sirup, Becher, Deckel, Kuchen, Reinigungsmittel und Bohnen für den Verkauf — ist die anderen 3.000 € bis 5.000 €.
An den Bechern hängen zwei deutsche Pflichten, die fast jeder Gründer übersieht. Nach dem Verpackungsgesetz musst du dich im Verpackungsregister LUCID registrieren und deine Verkaufsverpackungen bei einem dualen System lizenzieren — für ein kleines Café ein niedriger dreistelliger Betrag im Jahr. Dazu kommt der Einwegkunststofffonds: Beschichtete Coffee-to-go-Becher fallen darunter, du musst dich beim Umweltbundesamt registrieren und jährlich melden. Und ab einer bestimmten Betriebsgröße gilt die Mehrweg-Angebotspflicht — dann musst du zu jedem Einwegbecher eine Mehrwegvariante zum gleichen Preis anbieten. Kleinere Betriebe müssen Gästen zumindest erlauben, den eigenen Becher mitzubringen. Die Schwellen und Sätze ändern sich; frag im Zweifel bei der IHK nach.
Dann kommen die Löhne vor dem ersten Umsatz. Du brauchst drei bis fünf Baristas, die ein bis zwei Wochen vor der Eröffnung trainiert sind: Mühle einstellen, Karte lernen, Probelauf mit Freunden und Familie. Plane 2.500 € bis 7.000 € an Löhnen vor der Eröffnung ein. Wer das streicht, hat am Eröffnungstag acht Minuten Wartezeit pro Bestellung und die erste schlechte Google-Bewertung.
Liquiditätsreserve: die Zahl, an der die meisten Cafés scheitern
Halte nach der Eröffnung sechs Monate Fixkosten in bar. Für ein kleines Café sind das 40.000 € bis 80.000 €.
Das ist die Zeile, die Gründer streichen, wenn der Umbau aus dem Ruder läuft — und der Grund, warum die meisten Schließungen zwischen Monat 7 und Monat 14 passieren. Nicht schlechter Kaffee. Nicht die falsche Lage. Einfach kein Puffer mehr, wenn ein schwacher Februar kommt.
So sehen die monatlichen Fixkosten eines kleinen Cafés wirklich aus:
| Monatliche Fixkosten | Betrag |
|---|---|
| Miete plus Nebenkosten | 2.040 € |
| Personal (2,5 Vollzeitstellen inkl. Lohnnebenkosten) | 8.500 € |
| Energie (Strom, Wasser, Heizung) | 950 € |
| Versicherungen | 180 € |
| Software, Internet, GEMA und GVL | 130 € |
| Reparaturen, Reinigung, Sonstiges | 420 € |
| Kredit- oder Leasingrate | 1.200 € |
| Gesamt | 13.420 € |
Das sind rund 80.500 € für sechs Monate laufenden Betrieb. Deine Reserve muss nicht alles davon abdecken — den größten Teil trägt der Umsatz. Sie muss die Lücke in deinen schwächsten Monaten schließen, ohne dass du an die Löhne gehst.
Beim Personal solltest du drei Zahlen im Kopf haben. Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 € pro Stunde und steigt 2027 auf 14,60 €. Auf jeden Bruttolohn kommen als Arbeitgeber noch rund 21 % bis 23 % Lohnnebenkosten obendrauf. Und ein Minijob ist nicht billig: Bis 603 € im Monat darfst du geringfügig beschäftigen, zahlst darauf aber rund 31 % Pauschalabgaben. Rechne bei jeder Stelle mit Bruttolohn plus Nebenkosten, nie mit dem Stundenlohn allein.
Drei komplette Budgets
Echte Zahlen für drei echte Wege, alle für 80 m² beziehungsweise einen Wagen.
| Posten | Kaffeewagen | Kleines Café, Bestandsfläche | Kleines Café, Rohfläche |
|---|---|---|---|
| Ausbau und Umbau | 0 € | 38.000 € | 132.000 € |
| Ausstattung und Kaffeetechnik | 22.000 € | 38.000 € | 58.000 € |
| Möbel und Theke | 0 € | 16.000 € | 32.000 € |
| Genehmigungen, Anmeldungen, Beratung | 2.000 € | 4.500 € | 8.500 € |
| Kaution plus Miete vor der Eröffnung | 1.200 € | 13.400 € | 19.600 € |
| Kassensystem und Technik | 900 € | 2.200 € | 3.400 € |
| Schild, Logo, Website | 1.500 € | 6.500 € | 12.000 € |
| Erstausstattung Ware | 1.500 € | 4.000 € | 5.500 € |
| Löhne und Training vor der Eröffnung | 1.200 € | 4.500 € | 7.500 € |
| Liquiditätsreserve (6 Monate) | 7.000 € | 40.000 € | 65.000 € |
| Gesamt | 37.300 € | 167.100 € | 343.500 € |
Beim Kaffeewagen steckt das Fahrzeug selbst in der Zeile "Ausstattung und Kaffeetechnik".
Wenn du das über einen Kredit finanzierst, ist in Deutschland der KfW-Gründerkredit StartGeld der übliche Weg: bis 125.000 €, ein Teil davon für Betriebsmittel, beantragt über deine Hausbank, mit einer Haftungsfreistellung, die der Bank das Ja erleichtert. Dazu kommen die Bürgschaftsbanken der Bundesländer, die einspringen, wenn dir Sicherheiten fehlen. Die Zinsen bewegen sich mit dem Markt — plane grob mit 5 % bis 9 %, je nach Bonität und Laufzeit, und schau die aktuellen Konditionen direkt bei der KfW nach. 50.000 € Ausstattung über 48 Monate zu rund 7 % kosten dich etwa 1.200 € im Monat.
Und rechne mit Eigenkapital. Die meisten Banken wollen 15 % bis 25 % der Investitionssumme von dir sehen — und einen Businessplan mit drei Jahren Planzahlen.
Was dir eine Tasse wirklich einbringt
Kaffee hat mit die besten Margen in der ganzen Gastronomie. Hier ein Milchkaffee mit 0,3 Litern zum Mitnehmen, verkauft für 4,90 €, mit Einkaufspreisen von 2026.
Vorab ein Punkt, den du unbedingt mit deinem Steuerberater klärst. Seit dem 1. Januar 2026 gelten für Speisen in Deutschland 7 % Umsatzsteuer — egal ob im Haus, zum Mitnehmen oder geliefert. Getränke bleiben grundsätzlich bei 19 %. Aber Milchmischgetränke mit mindestens 75 % Kuhmilchanteil fallen auf 7 %. Ein Milchkaffee oder Latte Macchiato liegt meistens darüber, ein Cappuccino oft knapp darunter, ein Espresso sowieso nicht. Pflanzendrinks zählen nicht als Milch: Ein Hafer-Latte bleibt bei 19 %. Hinterlege das sauber in deinem Kassensystem, sonst zahlst du am Jahresende drauf.
Bei 4,90 € brutto und 7 % Umsatzsteuer bleiben dir netto 4,58 €.
| Kostenbestandteil | Betrag |
|---|---|
| 18 g Espressobohnen (26 € pro kg netto) | 0,47 € |
| 0,22 l Vollmilch (1,30 € pro Liter netto) | 0,29 € |
| Becher 0,3 l mit Deckel | 0,14 € |
| Zucker, Rührer, Serviette, Schwund | 0,08 € |
| Wareneinsatz gesamt | 0,98 € |
| Rohertrag | 3,60 € (79 %) |
Getränke laufen bei 75 % bis 82 % Rohertrag. Zugekauftes Gebäck liegt bei 45 % bis 60 %, Bohnen im Verkauf bei 35 % bis 45 %. Alles zusammengerechnet landet ein typisches Café bei 28 % bis 32 % Wareneinsatz.
Kurze Warnung zur Hafermilch, und in Deutschland ist sie doppelt teuer. Barista-Haferdrink kostet im Gastro-Einkauf grob 1,90 € bis 2,80 € pro Liter, frische Vollmilch 1,10 € bis 1,50 €. Auf 0,22 Liter sind das rund 24 Cent Mehrkosten. Dazu kommt die Umsatzsteuer: Der Milchkaffee mit Kuhmilch läuft mit 7 %, derselbe Kaffee mit Haferdrink mit 19 %. Bei 4,90 € Verkaufspreis sind das noch mal 46 Cent weniger netto. Zusammen rund 70 Cent weniger Rohertrag pro Tasse, bei gleichem Preis. Die meisten Cafés nehmen inzwischen 0,50 € bis 0,80 € Aufpreis oder rechnen ihn in den Grundpreis ein. Such dir eins aus, aber ignorier es nicht. Dieselbe Logik gilt für jede Position auf deiner Karte — unser Beitrag zur Berechnung der Tellerkosten funktioniert bei Getränken genauso.
Wann bist du an der Gewinnschwelle?
Nimm die Fixkosten von oben — 13.420 € im Monat — und eine gemischte Rohertragsmarge von 70 % nach Wareneinsatz.
Gewinnschwelle = 13.420 € ÷ 0,70 = 19.171 € Nettoumsatz im Monat.
Bei 26 Öffnungstagen sind das rund 740 € netto am Tag. Mit einem Durchschnittsbon von 7,50 € brutto, also netto etwa 6,80 €, brauchst du rund 110 Bestellungen am Tag, um alles zu decken. Ein gut laufendes Café mit 240 Bestellungen am Tag macht rund 42.400 € netto im Monat, also gut 500.000 € netto im Jahr.
Der realistische Gewinn eines gut geführten, unabhängigen Cafés liegt bei 5 % bis 12 % vom Umsatz. Auf 400.000 € Nettoumsatz sind das 20.000 € bis 48.000 € — und zwar bevor du dir selbst ein Gehalt zahlst, falls du hinter der Theke stehst. Bis sich deine Gründungsinvestition amortisiert, dauert es typischerweise zwei bis vier Jahre.
Zwei Kennzahlen schaust du dir wöchentlich an: Personalkosten unter 35 % vom Nettoumsatz und Wareneinsatz unter 30 %. Wenn beide halten, funktioniert der Betrieb. Rutscht eine davon auf 40 %, ist der Gewinn weg — egal wie gut der Kaffee ist.
Wo Gründer das meiste Geld verbrennen
- Eine Rohfläche nehmen, um Miete zu sparen. 6 € weniger pro Quadratmeter sparen dir auf 80 m² rund 5.800 € im Jahr. Der Ausbau kostet 90.000 € mehr. Diese Rechnung geht nie auf.
- Die Prestige-Maschine kaufen. Eine 18.000-€-Maschine statt einer 6.000-€-Maschine sind 12.000 €, die du als Puffer hättest behalten können.
- Die Rückbauverpflichtung überlesen. In vielen Gewerbemietverträgen musst du am Ende der Laufzeit alles zurückbauen, was du eingebaut hast. Das können 10.000 € bis 30.000 € sein — zehn Jahre später, wenn du sowieso knapp bist.
- Zu viele Sitzplätze. Jeder Sitzplatz braucht Fläche, und Fläche ist Miete für immer. Ein Café mit 70 m² und 16 Plätzen verdient oft mehr als eins mit 140 m² und 40.
- Alles maßanfertigen. Möbel, Fliesen, Lampen. Jedes Sonderteil verlängert den Umbau um Wochen, und Wochen sind Miete.
- Nicht nach mietfreier Ausbauzeit fragen. Das ist geschenktes Geld, das nur kommt, wenn du vor der Unterschrift fragst.
- Eine zu breite Karte. Jeder zusätzliche Sirup ist Ware, die abläuft. Zwölf Getränke, die schnell rausgehen, schlagen dreißig, die dauern.
- Die Reserve streichen. Alles darüber ist reparabel. Das hier nicht.
Fünf Wege, 50.000 € beim Ausbau zu sparen
- Nimm eine Bestandsfläche. Der größte Hebel überhaupt: 40.000 € bis 100.000 €.
- Kauf Kühl- und Spültechnik generalüberholt. Kühlschränke, Eismaschine, Spülmaschine, Spülbecken — 6.000 € bis 12.000 € gespart, ohne echten Nachteil.
- Verzichte zum Start auf eine Küche. Keine Lüftungsanlage, kein Fettabscheider, keine Löschanlage: 15.000 € bis 40.000 € gespart. Warme Speisen kannst du im zweiten Jahr nachrüsten, wenn du deine Gäste kennst.
- Lass die Theke vom Schreiner bauen, nicht vom Gastro-Einrichter: 25 % bis 40 % weniger bei denselben Zeichnungen.
- Verhandle mietfreie Ausbauzeit. Vier Monate zu 2.040 € sind 8.160 €, die bei dir bleiben.
Mach drei von diesen fünf, und aus 200.000 € Gesamtkosten werden 140.000 €. Gleiches Café. Gleicher Kaffee.
Häufige Fragen
Kann ich mit 40.000 € ein Café eröffnen? Ja — als Kaffeewagen, Anhänger oder kleiner Kiosk. Nicht als Ladenlokal mit Sitzplätzen, Mietvertrag und Ausbau. Wer dir einen Businessplan für ein 40.000-€-Ladencafé verkauft, hat die Liquiditätsreserve weggelassen.
Was kostet die Siebträgermaschine wirklich? Neu 5.000 € bis 20.000 € netto für eine solide Zweigruppen-Maschine, generalüberholt mit Gewährleistung 2.500 € bis 9.000 €. Das sind meist 6 % bis 10 % deiner Gesamtkosten — nicht der Riesenposten, den alle erwarten.
Brauche ich eine Gaststättenerlaubnis für ein Café? Ohne Alkohol reicht in den meisten Bundesländern eine Gaststättenanzeige beim Ordnungs- oder Gewerbeamt. Sobald du Bier, Wein oder Spirituosen ausschenkst, brauchst du in vielen Ländern eine Erlaubnis. Weil das Gaststättenrecht Ländersache ist, gilt hier nur eine Antwort: einmal beim Ordnungsamt deiner Stadt anrufen.
Brauche ich einen Businessplan? Für Hausbank und KfW ja, mit drei Jahren Planzahlen. Für dich selbst zählen zwei Zahlen: deine Bestellungen pro Tag bis zur Gewinnschwelle und deine Sechs-Monats-Reserve. Wenn du die nicht verteidigen kannst, hilft dir der Plan auch nicht.
Was ist der schnellste Weg zur Eröffnung? Ein Wagen oder Anhänger, in zwei bis vier Monaten. Ein Ladencafé braucht ab Unterschrift fünf bis sechzehn Monate, und die Verzögerung sind fast immer die Genehmigungen — nicht der Handwerker.
Die ehrliche Zusammenfassung: Dein Café kostet, was dein Ausbau kostet, plus sechs Monate Überlebensgeld. Die Ausstattung ist der Teil, über den du am längsten grübelst — und der für dein Budget am wenigsten zählt.
Also rechne rückwärts. Such dir ein Format aus, nimm eine Bestandsfläche, hol ein echtes Handwerkerangebot ein, bevor du den Mietvertrag unterschreibst, und leg eine Reserve zurück, an die du nicht rangehst. Dann kauf die Maschine aus der Mitte, eine Mühle, die besser ist als du denkst, und mach Kaffee. Die Cafés, die bleiben, sind nicht die mit der schönsten Einrichtung. Es sind die, die im 14. Monat noch offen sind.
