Kassensystem Gastronomie: Kosten und warum 0 € möglich sind (2026)

Die meisten Gastronomen vergleichen bei der Kasse die falsche Zahl. Sie streiten wochenlang über 49 € gegen 79 € im Monat — und übersehen dabei die Posten, die am Ende viel größer sind.

Die kurze Antwort: Ein Kassensystem für die Gastronomie kostet in Deutschland 0 bis 150 € im Monat je Kasse für die Software, 500 bis 2.000 € je Terminal für die Hardware, 5 bis 15 € im Monat für eine Cloud-TSE, und beim Bezahlen rund 0,3 bis 1 % bei Girocard sowie 1,5 bis 2,5 % bei Kreditkarten plus 10 bis 30 € Terminalmiete. Ein kleines Café landet realistisch bei 80 bis 180 € im Monat alles zusammen, ein Restaurant mit Bedienung und drei Kassen bei 400 bis 700 €.

Und der Teil, den die wenigsten wissen: Die Softwarezeile ist die einzige der drei, die ehrlich 0 € sein kann — und mehrere Anbieter machen sie dauerhaft kostenlos. Hardware, TSE und Kartengebühren verschwinden nie. Wer etwas anderes behauptet, versteckt die Kosten woanders.

Zuerst der Unterschied zu den USA

Wenn du englischsprachige Ratgeber liest, stolperst du über zwei Aussagen, die für Deutschland schlicht falsch sind.

Erstens: "Die Kartengebühren sind zehnmal so hoch wie die Software." Das gilt in den USA, wo 2,5 bis 3,5 % pro Kartenzahlung normal sind. In Europa deckelt die Interchange-Verordnung die Interbankenentgelte bei 0,2 % für Debit- und 0,3 % für Kreditkarten von Verbrauchern. Dazu kommt bei uns die Girocard, die in der Gastronomie den größten Teil des Kartenumsatzes ausmacht und je nach Vertrag bei etwa 0,3 bis 1 % liegt. Deine Zahlungskosten sind also ein wichtiger Posten — aber nicht der übermächtige.

Zweitens: Toast. Das System, das in fast jedem US-Vergleich oben steht, gibt es in Deutschland nicht. Genauso wenig hilft dir Shift4, das hier auf Hotels und Ketten zielt. Wer im DACH-Raum sucht, schaut auf andere Namen.

Was ein Kassensystem in Deutschland kostet

Marktübliche Größenordnungen 2026, je Standort, ohne Hardware und Zahlungsgebühren. Preise ändern sich und hängen stark vom Händler ab — hol dir immer ein eigenes Angebot.

Drei Dinge fallen sofort auf.

Der Startpreis ist fast nie der Endpreis. Fast alle rechnen pro Kasse, nicht pro Betrieb. Drei Terminals heißen drei Lizenzen. Dazu kommen Module für Online-Bestellung, Lager, Reservierung oder Auswertungen mit je 20 bis 80 €.

"Kostenlos" bedeutet mindestens drei verschiedene Dinge. Der Unterschied ist über drei Jahre vierstellig. Wir haben das in unserem Beitrag zu den kostenlosen Kassensystemen für Restaurants und Cafés auseinandergenommen.

Schau auf die Laufzeitspalte. Dort wird das Geld verdient.

Der Posten, den kein anderes Land hat: TSE und Fiskalisierung

Bevor wir über Rabatte reden, der Block, der in Deutschland nicht verhandelbar ist. Jede elektronische Kasse braucht nach § 146a AO und der Kassensicherungsverordnung eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE).

Was das konkret kostet und bedeutet:

• Cloud-TSE: 5 bis 15 € im Monat je Kasse. Kein Hardwaretausch, dafür dauerhaft laufende Kosten.
• Hardware-TSE: 200 bis 350 € einmalig je Kasse — aber Achtung, die Zertifikate laufen ab, typischerweise nach drei bis fünf Jahren. Danach musst du ersetzen. Das ist der versteckte Posten schlechthin.
• Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO: Jeder Gast bekommt einen Beleg. Ein digitaler Beleg ist zulässig — das spart Papier, aber die Ausgabe muss möglich sein.
• Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO: Seit dem 1.1.2025 musst du deine elektronischen Kassen dem Finanzamt über ELSTER melden. Neu angeschaffte Systeme innerhalb eines Monats. Systeme, die vor dem 1.7.2025 im Einsatz waren, hätten bis zum 31.7.2025 gemeldet sein müssen — wenn du das versäumt hast, hol es nach und sprich mit deinem Steuerberater.
• GoBD und Verfahrensdokumentation: Du brauchst eine schriftliche Beschreibung, wie deine Kasse arbeitet und wie Daten entstehen, geändert und archiviert werden. Viele Anbieter liefern eine Vorlage mit — frag danach, bevor du unterschreibst.
• DSFinV-K-Export: Die Kasse muss ihre Daten im vorgeschriebenen Format ausgeben können. Ohne das wird jede Betriebsprüfung anstrengend.
• Kassennachschau nach § 146b AO: unangekündigt, während der Öffnungszeiten. Der Prüfer darf sich die Kasse und die Exporte zeigen lassen.
• AVV nach Art. 28 DSGVO: Für jede Cloud-Kasse brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter.

Der teure Teil daran ist nicht die TSE-Gebühr. Er sind die Zuschätzungen, die eine Betriebsprüfung vornehmen darf, wenn die Kassenführung formelle Mängel hat — dazu kommt ein Bußgeld nach § 379 AO von bis zu 25.000 €. Gemessen daran sind 9 € im Monat für eine Cloud-TSE ein Schnäppchen.

Ein letzter Punkt gehört hier hin: Seit dem 1.1.2026 gelten 7 % Umsatzsteuer auf Speisen und weiterhin 19 % auf Getränke, in jedem Kanal. Deine Kasse muss die Sätze sauber trennen, und bei Kombiangeboten musst du den Preis in Speisen- und Getränkeanteil aufteilen. Wenn deine Auswertung nur eine Umsatzzeile zeigt, ist das kein Komfortproblem, sondern ein Prüfungsrisiko.

Die Kosten, die auf keiner Preisseite stehen

Die Monatsgebühr ist der Teil, dem du zugestimmt hast. Das hier ist der andere.

• Einrichtung und Schulung — 200 bis 1.500 €, oft erlassen bei längerer Bindung.
• Lizenz je Kasse. Drei Tresen, drei Abos.
• Zusatzmodule. Online-Bestellung, Lager, Reservierung, Bonus, erweiterte Auswertungen: je 20 bis 80 € im Monat.
• TSE-Zertifikat neu, wenn die Laufzeit abläuft.
• Terminalmiete 10 bis 30 € je Kartenterminal, dazu häufig ein Netzbetriebsentgelt von 3 bis 8 €.
• Rückbelastungen 10 bis 25 € je Fall, unabhängig vom Ausgang.
• Kündigungsfristen und automatische Verlängerung. Der stille Klassiker: 36 Monate Laufzeit, 3 bis 6 Monate Kündigungsfrist, sonst verlängert sich der Vertrag um ein weiteres Jahr.

Der letzte Punkt verdient einen eigenen Absatz. Eine lange Laufzeit ist keine Gebühr, sondern ein Zaun. Sie existiert, damit der Preis nach der Unterschrift steigen kann und du trotzdem bleibst, weil Wechseln teurer wäre. Wenn du das einmal so siehst, liest du Verträge anders.

Und schau bei deiner Zahlungsabrechnung auf Zeilen wie "Serviceentgelt", "Technologiepauschale" oder "Netzentgelt". Manches davon sind echte durchgereichte Kosten. Manches ist reiner Aufschlag mit amtlich klingendem Namen. Den kompletten Leitfaden dazu haben wir in versteckte Gebühren bei Kassensystemen geschrieben.

Was Kartenzahlung in Deutschland wirklich kostet

Rechnen wir es an einem Betrieb mit 80.000 € Monatsumsatz durch. Angenommener Zahlungsmix, wie er in vielen deutschen Restaurants aussieht: rund 35 % bar, 50 % Girocard, 15 % Kredit- und internationale Debitkarten.

Dagegen die Systemkosten: drei Kassenlizenzen zu je 50 € plus 40 € Module sind 190 €, dazu drei Cloud-TSE zu 9 € macht 27 € — zusammen 217 €.

Der Zahlungsverkehr ist also rund doppelt so teuer wie die Software, nicht zehnmal. Das ist der große Unterschied zu amerikanischen Ratgebern, und er ändert die Reihenfolge, in der du sparen solltest: In Deutschland lohnt es sich, beide Zeilen anzuschauen.

Trotzdem bleiben rund 5.300 € im Jahr allein fürs Bezahlen. Ein halber Prozentpunkt weniger bei den Kreditkarten sind 60 € im Monat — mehr als eine Kassenlizenz.

Was du konkret tun kannst:

1. Frag nach Interchange++. Das trennt Interbankenentgelt, Systemgebühr und die Marge deines Anbieters. Deutlich schwerer zu polstern als ein Pauschalsatz.
2. Lass dir den Satz schriftlich geben, inklusive einer Obergrenze für Erhöhungen.
3. Hol alle 18 bis 24 Monate neue Angebote. Sätze steigen leise.
4. Nimm Girocard ernst. Sie ist mit Abstand die günstigste Karte in Deutschland. Ein Terminal, das Girocard bevorzugt annimmt, spart echtes Geld.
5. Kein Zuschlag für Kartenzahlung. Nach § 270a BGB darfst du bei SEPA-Überweisung, Lastschrift und normalen Verbraucher-Debit- und -Kreditkarten kein Extraentgelt verlangen. Bei Firmenkarten und Amex ist ein Zuschlag zulässig, wenn du ihn vorher ankündigst. Ein Mindestbetrag für Kartenzahlung bleibt erlaubt, wenn er deutlich sichtbar angekündigt ist.
6. Bündel Hardware nie mit dem Zahlungsvertrag. "Kostenlose" Terminals werden über den Satz bezahlt, und zwar meistens mehrfach.

Was die Hardware kostet

Hier hilft auch kostenlose Software nicht, denn das sind echte Anschaffungen.

Ein Restaurant mit Bedienung, drei Kassen, zwei Küchenbildschirmen, zwei Handhelds und drei Druckern landet bei 4.500 bis 12.000 €. Ein kleines Café mit einem Tablet, einem Drucker und einem Kartenlesegerät kommt mit unter 800 € aus.

Und die Sparmöglichkeit, die selten jemand nennt: Moderne Kassensoftware läuft im Browser. Wenn dein System webbasiert ist, kann aus dem "2.000-Euro-Terminal" ein Tablet für 350 € auf einem Ständer für 40 € werden. Herstellerhardware ist nicht bessere Hardware — es ist Hardware, die du beim Wechsel nicht mitnehmen kannst.

Drei ehrliche Rechnungen über drei Jahre

Durchschnitte verstecken alles. Deshalb drei realistische Betriebe.

Das kleine Café

Eine Kasse, 18.000 € Monatsumsatz.

• Software 50 € im Monat → 1.800 € in drei Jahren
• Cloud-TSE 9 € im Monat → 324 €
• Hardware, einmalig → 900 €
• Zahlungsverkehr rund 100 € im Monat → 3.600 €
• Drei-Jahres-Summe: rund 6.600 €

Fällt die Softwarezeile auf 0 €, sparst du 1.800 € — etwa eine neue Mühle. Kein Weltuntergang, aber auch kein Nichts.

Das Bistro mit Bedienung

Drei Kassen, 80.000 € Monatsumsatz, Tischbedienung, Lieferung nebenbei.

• Software 3 × 50 € plus 40 € Module → 6.840 €
• Cloud-TSE 3 × 9 € → 972 €
• Hardware → 7.000 €
• Zahlungsverkehr rund 440 € im Monat → 15.840 €
• Einrichtung und Schulung → 700 €
• Drei-Jahres-Summe: rund 31.400 €

Die Aufteilung: Zahlungsverkehr 50 %, Hardware 22 %, Software und TSE 25 %. Anders als in den USA lohnt es sich hier, an beiden großen Zeilen zu arbeiten.

Die Gruppe mit drei Standorten

Drei Standorte, sieben Kassen, 200.000 € Monatsumsatz zusammen.

• Software 7 × 50 € plus Module je Standort → rund 16.900 €
• Cloud-TSE 7 × 9 € → 2.268 €
• Hardware → 16.000 €
• Zahlungsverkehr rund 1.090 € im Monat → 39.240 €
• Drei-Jahres-Summe: rund 74.400 €

Preise je Kasse und je Standort werden in dieser Größe brutal. Von drei auf sieben Kassen zu wachsen verdoppelt eine Rechnung, die nichts damit zu tun hat, wie viele Gäste du bedient hast. Dazu kommen die technischen Eigenheiten mehrerer Standorte, die wir in Kassenprobleme bei mehreren Filialen beschrieben haben.

Warum eine Kasse ehrlich 0 € kosten kann

Jetzt der Teil, der zu gut klingt, um wahr zu sein. Er ist wahr, aber der Grund ist wichtig.

Eine Kasse ist keine neue Technologie. Kassensoftware gibt es seit über vierzig Jahren. Bestellung aufnehmen, Bon drucken, Rechnung teilen, Tag abschließen — nichts davon ist heute noch schwierig. Das ist gelöste Rechenarbeit mit einem hübschen Bildschirm davor.

Teuer war früher nicht die Software, sondern die Auslieferung. Firmen haben Server geliefert, Techniker geschickt und Telefonhotlines betrieben. Das ist weg. Heute läuft es im Browser, auf Hardware, die du ohnehin hast.

Wenn eine Plattform 2026 also 200 € im Monat für einen Bestellbildschirm verlangt, verlangt sie kein Geld für Technologie. Sie verlangt Geld für die Wechselkosten — den Schmerz, Karte, Team und Historie woanders hinzubringen. Genau das schützt der lange Vertrag.

Kostenlose Kassensoftware ist ehrlich, wenn die Firma anderswo Geld verdient als bei dir. Es gibt im Wesentlichen drei Modelle:

• Über den Zahlungsverkehr. Die Software ist kostenlos, das Unternehmen verdient an jeder Kartenzahlung. Square und SumUp arbeiten so. Völlig brauchbar — nur ist "kostenlos" dann in deinem Satz eingepreist.
• Über die Hardware. Kostenlose Software, verkauft werden die Geräte.
• Über optionale Zusatzleistungen. Das Grundsystem ist dauerhaft kostenlos, abgerechnet wird nur, was wirklich teuer ist.

Nach dem dritten Modell arbeitet Tabres, und weil wir es selbst betreiben, sagen wir offen, wie es funktioniert: Kasse, QR-Speisekarte, Tische, Personal, Lager, Steuern und Auswertungen sind kostenlos — keine Monatsgebühr, keine Gebühr je Filiale, kein Platz je Mitarbeiter, keine Provision auf deinen Umsatz, keine Kartenangabe bei der Anmeldung. Abgerechnet werden nur KI-Credits als Guthaben; ein Monat ohne KI-Nutzung kostet nichts. Den Zahlungsdienstleister bringst du selbst mit, es steckt also nichts in deinem Kartensatz. Eine ehrliche Einschränkung: Die Verfügbarkeit der Kasse hängt aus rechtlichen Gründen von der Region ab — prüf also dein Land, bevor du damit planst. Die vollständige Begründung steht in warum Tabres kostenlos ist.

Die Botschaft ist nicht, welches Logo du wählst. Sie lautet: 2026 ist eine Monatsgebühr für eine einfache Kasse eine Entscheidung, keine Notwendigkeit.

Echt kostenlos von Schein-kostenlos unterscheiden

Fünf Fragen, bevor du einen einzigen Artikel überträgst.

1. Was passiert bei Kasse Nummer zwei? Viele Gratis-Tarife decken eine Kasse ab und rechnen für den Rest ab.
2. Ist mein Kartensatz höher, weil die Software kostenlos ist? Vergleich das Angebot mit einem separaten Zahlungsanbieter. Die Differenz ist der Preis der Software.
3. Ist die TSE enthalten oder kommt sie extra? Das ist die deutsche Zusatzfrage, die in keinem internationalen Vergleich steht.
4. Welche Funktionen liegen hinter einer Wand? Wenn Auswertungen, Rechteverwaltung oder Tischplan extra kosten, ist der kostenlose Teil eine Demo.
5. Kann ich meine Daten exportieren und morgen gehen? Wenn die Antwort kompliziert ist, lautet sie nein. Frag konkret nach dem DSFinV-K-Export.

Weicht ein Vertriebler bei einer dieser Fragen aus, hast du deine Antwort schon.

Was auch ein kostenloses System können muss

Kostenlos darf nicht abgespeckt heißen. Eine Kasse, die 2026 in der Gastronomie taugt, kann das hier — egal zu welchem Preis:

• Bestellkanäle: im Haus, außer Haus und Lieferung, jeweils mit eigenen Regeln
• Tischverwaltung mit echten Status, damit niemand am Tisch vorbeiläuft, der zahlen will
• Rechnung nach Artikeln teilen, nicht nur "durch vier" — beim Teilen der Rechnung geht Service am häufigsten schief
• Mehrere Zahlarten auf einer Rechnung, dazu Trinkgeld, Storno und Rabatt mit Nachvollziehbarkeit
• Rollen und Rechte, damit die Aushilfe nicht deine Margen sieht
• Saubere Steuerkategorien — 7 % auf Speisen, 19 % auf Getränke, Kombiangebote getrennt
• TSE-Anbindung und DSFinV-K-Export, sonst hilft dir der Rest nichts
• Allergenangaben am Produkt, die auf Küchenbon und Beleg durchlaufen
• Umsatz- und Artikelauswertungen zum Exportieren, inklusive der Ladenhüter
• Eine QR-Speisekarte, die dieselben Produkte nutzt, damit du Preise nur einmal pflegst — so baust du eine kostenlos

Wenn ein kostenpflichtiges System das nicht kann, ist nicht der Preis das Problem, sondern das Produkt.

Sechs Wege, deine Kassenrechnung diesen Monat zu senken

Sortiert danach, wie schnell sie sich auszahlen.

1. Zähl deine aktiven Kassenlizenzen. Betriebe zahlen jahrelang für Terminals, die seit anderthalb Jahren im Keller stehen. Das passiert ständig.
2. Kündig die Module, die du nie öffnest. Das Bonusprogramm, das nie gestartet ist. Rechnung Zeile für Zeile durchgehen.
3. Hol neue Angebote für den Zahlungsverkehr. Ein Telefonat spart oft 50 bis 150 € im Monat.
4. Kauf Hardware, statt sie zu leasen. Ein Terminal für 900 € über drei Jahre zu 45 € im Monat kostet 1.620 €.
5. Trag deinen Kündigungstermin heute in den Kalender ein. Die meisten Verträge verlängern sich automatisch, wenn du nicht drei bis sechs Monate vorher kündigst.
6. Hol dir ein Angebot für eine kostenlose Alternative, bevor du verlängerst, nicht danach. Selbst wenn du bleibst, ist ein echtes Vergleichsangebot das stärkste Argument, das du je haben wirst.

Punkt eins und zwei diese Woche. Sie dauern eine Stunde und zahlen oft eine Schicht.

Kurze Antworten

Was kostet ein Kassensystem in der Gastronomie im Monat?

In Deutschland 0 bis 150 € je Kasse für die Software, dazu 5 bis 15 € für eine Cloud-TSE und 20 bis 80 € je Zusatzmodul. Der Zahlungsverkehr wird getrennt abgerechnet und liegt bei rund 0,3 bis 1 % bei Girocard und 1,5 bis 2,5 % bei Kreditkarten.

Gibt es wirklich kostenlose Kassensysteme?

Ja. Square bietet einen kostenlosen Basistarif, SumUp koppelt die Software an das eigene Terminal, und Tabres ist bei der Software kostenlos und lässt dich den Zahlungsanbieter selbst wählen. Der Unterschied liegt darin, woher das Geld kommt.

Was kostet die Hardware?

500 bis 2.000 € je Kassenterminal, 150 bis 400 € für einen Bondrucker, 200 bis 500 € für ein Kartenterminal beim Kauf und 80 bis 200 € für eine Kassenlade. Ein Café mit einem Tablet kommt unter 800 € weg, ein Restaurant mit drei Kassen liegt bei 4.500 bis 12.000 €.

Brauche ich zwingend eine TSE?

Ja, wenn du eine elektronische Kasse einsetzt. Vorgeschrieben sind das durch § 146a AO und die Kassensicherungsverordnung. Eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System braucht keine TSE, dafür aber eine sehr saubere tägliche Kassenberichtsführung. Welcher Weg für dich passt, klärst du mit deinem Steuerberater.

Welche versteckten Kosten gibt es im Kassenvertrag?

Am häufigsten: Einrichtung (200–1.500 €), Lizenz je Kasse, Zusatzmodule, ablaufende TSE-Zertifikate, Terminalmiete und Netzbetriebsentgelt, Rückbelastungsgebühren und die automatische Vertragsverlängerung bei versäumter Kündigung.

Darf ich einen Zuschlag für Kartenzahlung verlangen?

Bei normalen Verbraucher-Debit- und -Kreditkarten sowie SEPA-Lastschrift und -Überweisung nicht, das verbietet § 270a BGB. Bei Firmen- und Drittkarten wie Amex ist ein Zuschlag zulässig, wenn du ihn vorher deutlich ankündigst. Ein angekündigter Mindestbetrag für Kartenzahlung bleibt erlaubt.

Wie viel sollte ich insgesamt einplanen?

Als Faustregel: 0,5 bis 1 % vom Gesamtumsatz für den Zahlungsverkehr, einmalig 800 bis 12.000 € für Hardware je nach Größe, und 0 bis 150 € im Monat je Kasse für Software plus TSE. Für die meisten unabhängigen Betriebe landen die gesamten Kassenkosten bei rund 1 bis 1,5 % vom Umsatz.

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Die ehrliche Zusammenfassung: Deine Kassenrechnung hat vier Zeilen, und sie sind unterschiedlich groß. Der Zahlungsverkehr ist in Deutschland meist die größte, aber längst nicht so dominant wie in amerikanischen Ratgebern. Hardware ist eine echte einmalige Investition, die dir gehören sollte. TSE und Fiskalisierung sind Pflicht und günstig verglichen mit dem, was eine beanstandete Kassenführung kostet. Und die Software — die Monatsgebühr, über die alle streiten — ist die eine Zeile, die 2026 legitim null sein darf.

Hol dir die letzte Abrechnung deines Zahlungsanbieters, addier jede einzelne Gebühr darauf und vergleich die Summe mit deiner Softwarerechnung. Welche Zahl größer ist, die reparierst du zuerst.