Kostenloses Kassensystem für kleine Cafés: Wo ist der Haken? (2026)

Die teuerste Zeile in einem "kostenlosen" Kassensystem steht in Deutschland nicht auf der Preisliste des Anbieters — sie steht im Abgabenordnungs-Paragrafen 146a. Ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung darfst du deine Kasse gar nicht betreiben, und die kostet Geld. Genau da versteckt sich der Haken, nicht bei den Kartengebühren.

Die kurze Antwort: Kostenlose Kassensoftware für ein kleines Café ist meistens echt — aber sie ist nie die ganze Rechnung. Rechne mit 0 € im Monat für die Software, 5 € bis 15 € im Monat für eine Cloud-TSE oder 200 € bis 350 € einmalig für eine Hardware-TSE, 300 € bis 1.500 € einmalig für Hardware und rund 1.500 € bis 2.500 € im Jahr für den Zahlungsverkehr bei einem Café mit 250.000 € Umsatz. Die sieben Haken, sortiert nach dem, was sie dich wirklich kosten: Fiskalisierung und TSE, Hardware, die du nicht mitnehmen kannst, Funktionsgrenzen im Gratis-Tarif, kostenpflichtige Zusatzmodule, Vertragslaufzeiten, Support hinter der Bezahlschranke und Daten, die du nicht rausbekommst. Die gute Nachricht: Fast alle davon lassen sich vermeiden, und die Softwarezeile kann ehrlich für immer bei 0 € bleiben — eine Kasse ist Rechnen und eine Speisekarte ist eine Liste. Beides ist seit etwa 2015 keine teure Technologie mehr.

Hier steht jeder Haken einzeln, mit echten Zahlen für 2026 und den genauen Fragen, die du vor der Anmeldung stellen solltest.

Ist ein kostenloses Kassensystem wirklich kostenlos?

Manchmal. Das Wort "kostenlos" macht in dieser Branche mindestens vier verschiedene Jobs, und nur einer davon bedeutet, was du denkst.

• Kostenlose Software, bezahlte Zahlungen. Das häufigste Modell. Die App kostet nichts, dafür musst du deine Kartenumsätze über den Anbieter abwickeln.
• Gratis-Tarif mit Grenzen. Kostenlos bis X Produkte, eine Kasse, ein Standort oder 90 Tage Auswertungshistorie. Cafés stoßen schnell an diese Wände.
• Testphase im Gratis-Kostüm. Kreditkarte bei der Anmeldung, 14 oder 30 Tage, dann läuft die Abrechnung. Wenn ein Formular Kartendaten will, ist es nicht kostenlos.
• Wirklich kostenlos. Keine Karte, keine Grenzen, keine Gebühr pro Filiale. Gibt es — aber du solltest wissen, was es finanziert.

Eine Regel spart dir viel Zeit: Wofür ein kostenloses Kassensystem dich nicht zahlen lässt, dafür lässt es dich woanders zahlen. Deine Aufgabe ist nicht, eine Firma ohne Geschäftsmodell zu finden. Deine Aufgabe ist, eine zu finden, die ihr Geschäftsmodell vorab in Zahlen nennt, die du gegen deinen eigenen Umsatz prüfen kannst.

Die 7 Haken bei kostenloser Kassensoftware

Kurzfassung, sortiert danach, was ein typisches kleines Café pro Jahr kostet.

Der erste ist der einzige, den du nicht wegverhandeln kannst. Fangen wir da an.

Haken 1: TSE, GoBD und die Meldung ans Finanzamt

Das ist der deutsche Sonderweg, und in englischsprachigen Ratgebern steht davon kein einziges Wort. Wenn du nur einen Abschnitt liest, dann diesen.

Die TSE-Pflicht. Seit § 146a AO und der Kassensicherungsverordnung braucht jedes elektronische Aufzeichnungssystem eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Sie signiert jeden einzelnen Vorgang unveränderbar. Zwei Bauarten:

• Cloud-TSE: rund 5 € bis 15 € im Monat. Kein Gerät, läuft im Rechenzentrum. Braucht eine stabile Internetverbindung.
• Hardware-TSE: rund 200 € bis 350 € einmalig als USB-Stick oder SD-Karte. Klingt günstiger — aber das Zertifikat läuft nach drei bis fünf Jahren ab und muss dann ersetzt werden. Das ist die versteckteste Kostenposition im ganzen Markt, weil sie erst Jahre später auftaucht.

Die Belegausgabepflicht. Nach § 146a Abs. 2 AO muss jedem Gast ein Beleg angeboten werden. Digital ist erlaubt — als QR-Code, per E-Mail oder auf dem Display. Du musst ihn also nicht drucken, aber anbieten musst du ihn.

Die Meldung ans Finanzamt. Seit dem 1.1.2025 gilt die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO. Elektronische Kassen werden über ELSTER gemeldet. Für Systeme, die vor dem 1.7.2025 angeschafft wurden, lief die Frist bis 31.7.2025. Neue Kassen musst du innerhalb eines Monats melden. Frag den Anbieter, ob er dir die nötigen Daten fertig zusammenstellt — Seriennummer, TSE-Zertifikat, Anschaffungsdatum.

GoBD und Verfahrensdokumentation. Du brauchst eine schriftliche Beschreibung, wie deine Kasse arbeitet, wer welche Rechte hat und wie Daten gesichert werden. Viele Anbieter liefern eine Vorlage mit. Frag danach, bevor du dich anmeldest.

DSFinV-K-Export und Kassennachschau. Bei einer unangekündigten Kassennachschau nach § 146b AO muss dein System die Daten im DSFinV-K-Format ausgeben können. Ein System, das das nicht kann, ist in Deutschland schlicht nicht einsetzbar.

Und der AV-Vertrag. Jedes Cloud-Kassensystem verarbeitet für dich personenbezogene Daten. Dafür brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Seriöse Anbieter haben ihn zum Download; wenn du ihn suchen musst, ist das ein Signal.

Was passiert, wenn du das ignorierst: Bei einer Betriebsprüfung droht eine Hinzuschätzung — das Finanzamt setzt einfach Umsatz an, den es für plausibel hält. Dazu kommt ein Bußgeld nach § 379 AO von bis zu 25.000 €. Die Hinzuschätzung tut in der Regel deutlich mehr weh als das Bußgeld.

Was du tun solltest: Frag jeden Anbieter drei Sachen — ist eine TSE enthalten oder kostet sie extra, ist sie Cloud oder Hardware, und wer meldet die Kasse über ELSTER. Wer darauf nicht in einer Minute antwortet, kennt den deutschen Markt nicht.

Haken 2: Die Hardware ist nicht kostenlos (und du kannst sie oft nicht mitnehmen)

Kostenlose Software braucht trotzdem etwas zum Laufen. Realistische Preise für Deutschland 2026:

Ein realistisches kleines Café landet bei 300 € bis 700 €, wenn du vernünftig einkaufst, oder bei 1.200 € bis 2.000 €, wenn du das komplette Theken-Paket nimmst.

Der Haken hat zwei Teile.

Erstens: gebundene Hardware. Viele Terminals funktionieren nur mit dem Anbieter, der sie verkauft hat. Wechselst du, ist das 800-€-Gerät ein Briefbeschwerer. Frag vor dem Kauf: "Wenn ich wechsle — läuft dieses Gerät mit etwas anderem?"

Zweitens: Miete und Leasing. Ein Terminal für "0 € Anzahlung, 49 € im Monat" über 48 Monate kostet 2.352 € für ein Gerät im Wert von 700 €. Und Leasingverträge sind bekanntlich schwer vorzeitig zu beenden. Wenn dir jemand kostenlose Hardware anbietet, lies genau, wofür du unterschreibst. Kostenlose Hardware an einem Dreijahresvertrag ist keine kostenlose Hardware. Das ist Finanzierung.

Der günstige Weg: Kasse im Browser auf einem Tablet betreiben, das du schon hast, ein Kartenlesegerät kaufen, eine Cloud-TSE dazubuchen und den Drucker weglassen, indem du Belege digital anbietest. Unter 200 € plus TSE.

Haken 3: Grenzen, die ein Café im dritten Monat reißt

Gratis-Tarife mit Limits sind nicht unehrlich — sie sind ein Trichter. Die Grenzen liegen genau knapp unter dem, was ein arbeitendes Café braucht.

Die üblichen Wände:

• Produktgrenzen (oft 50–200 Artikel). Ein Café mit Getränken, Größen, Milchsorten, Sirups und Kuchen ist schneller da, als du denkst — jede Variante zählt mit.
• Eine Kasse. Reicht, bis du für den Morgenandrang eine zweite Theke aufmachst.
• Ein Standort. Sobald du ein zweites Lokal hast, zahlst du pro Filiale. Für immer.
• Auswertungen nur 30 bis 90 Tage zurück. Du kannst diesen März nicht mit dem letzten vergleichen — und genau dieser Vergleich ist der nützliche.
• Mitarbeiterkonten auf 2 bis 5 begrenzt. Cafés haben Aushilfen. Diese Wand kommt schnell.
• Bestellgrenzen pro Monat. Die fieseste — du wirst für einen guten Monat bestraft.

Kosten, wenn du an eine Wand stößt: 20 € bis 70 € im Monat, also 240 € bis 840 € im Jahr.

Der Test vorab: Schreib deine Artikelzahl inklusive aller Varianten auf, die Bonanzahl deines besten Monats und dein gesamtes Personal inklusive Wochenendaushilfen. Vergleich diese drei Zahlen mit den Grenzen des Gratis-Tarifs. Wenn du bei einer davon näher als 20 % dran bist, reißt du sie dieses Jahr.

Haken 4: Der Zusatzmodul-Stapel

Die Basiskasse ist kostenlos. Und dann sitzt alles, was sie nützlich macht, in einer eigenen Schachtel mit eigenem Preisschild.

Typische Marktpreise in Deutschland pro Monat:

Nimm drei davon, und dein kostenloses Kassensystem kostet 60 € bis 140 € im Monat. Also 720 € bis 1.680 € im Jahr — für Funktionen, die vor zehn Jahren einfach dabei waren.

Achte auf die klassische Café-Falle: Lager und Auswertungen sind fast immer kostenpflichtig, und genau diese beiden sparen dir Geld. Du zahlst am Ende für die Werkzeuge, die sich selbst finanzieren. Ist in Ordnung — nenn das System danach nur nicht mehr kostenlos.

Haken 5: Verträge, Bindung und der Preis fürs Gehen

Kostenlose Produkte mit Verträgen sind eine seltsame Sache, gibt es aber — meist weil der Vertrag auf der Zahlungs- oder Hardwareseite hängt, nicht bei der Software.

Worauf du vor jeder Unterschrift achtest:

• Laufzeit. Alles über 12 Monate bei einer Zahlungsvereinbarung verdient einen zweiten Blick.
• Kündigungsfristen und Verlängerung. Für Verbraucherverträge gelten seit 2022 strenge Regeln, für Gewerbetreibende gelten sie nicht. Als Gastronom bist du Unternehmerin oder Unternehmer — hier kann sich ein Vertrag durchaus um 12 Monate verlängern, wenn du die Frist verpasst. Trag den Kündigungstermin sofort in den Kalender ein.
• Preisanpassungsklauseln. Viele Verträge erlauben Erhöhungen mit ein bis drei Monaten Ankündigung. Aus 0,6 % werden im zweiten Jahr 0,9 %, und fast niemand merkt es.
• Mindestumsatz oder Mindestgebühr pro Monat. Beißt am härtesten in deinem ruhigsten Monat.
• Was passiert mit der TSE? Wenn die TSE über den Anbieter läuft und du wechselst: Wer archiviert die alten Daten für die zehnjährige Aufbewahrungsfrist? Das muss vor dem Wechsel geklärt sein.

Wenn eine Vertriebsperson die Konditionen nicht schriftlich geben will, hast du deine Antwort.

Haken 6: Support kostet extra (oder existiert nicht)

Wenn das Kartenlesegerät samstags um 8:15 Uhr stirbt, ist Support kein Nice-to-have.

Gratis-Stufen bedeuten oft nur E-Mail-Support mit 24 bis 48 Stunden Antwortzeit oder ein Forum. Telefon-Support wandert in den Bezahltarif, für 20 € bis 40 € im Monat.

Mach vor der Entscheidung diesen Test: Schick dem Support an einem Samstagmorgen eine echte Frage und schau, wann die Antwort kommt. Kostet dich nichts und sagt mehr als jede Bewertungsseite.

Haken 7: Deine Daten, deine Karte, dein Ausstieg

Der leiseste Haken. Du tippst sechs Stunden lang 180 Produkte in eine kostenlose Kasse. Zwei Jahre später willst du wechseln.

Stell am ersten Tag diese Fragen:

1. Kann ich Produkte, Preise und Varianten als Datei exportieren? Die Umsatzhistorie geht meistens raus. Die Speisekarte oft nicht — und genau die kostet Tage beim Neuaufbau.
2. Bekomme ich den DSFinV-K-Export? Den brauchst du gesetzlich sowieso. Lass ihn dir in der Demo zeigen, nicht beschreiben.
3. Wenn ich aufhöre — funktionieren meine QR-Codes weiter? Auf vielen Plattformen sterben gedruckte QR-Speisekarten am Tag deiner Kündigung, und jeder Tischaufsteller im Raum wird zu Müll.

Wenn eine dieser Antworten schwammig ist, geh vom Schlimmsten aus und plan drumherum. Eine Karte, die du exportieren kannst, ist eine Karte, die dir gehört. Hier steht, wie du das Kassensystem wechselst, ohne die Speisekarte neu zu tippen, falls du schon feststeckst.

Und was ist mit den Kartengebühren?

Hier weicht die deutsche Realität stark von jedem amerikanischen Ratgeber ab — und das ist eine gute Nachricht.

In US-Artikeln liest du, dass die Kartenabwicklung zehnmal so teuer ist wie die Software. Das stimmt dort, weil dort Sätze wie "2,9 % plus 30 Cent" normal sind. In der EU sind die Interbankenentgelte gedeckelt: 0,2 % bei Debitkarten, 0,3 % bei Kreditkarten. Und in der deutschen Gastronomie läuft der größte Teil über die Girocard, die insgesamt bei etwa 0,3 % bis 1 % liegt. Kreditkarten kosten rund 1,5 % bis 2,5 %. Dazu kommen Terminalmiete von 10 € bis 30 € und ein Netzbetriebsentgelt von 3 € bis 8 € im Monat.

Echte Rechnung für ein kleines Café. 250.000 € Jahresumsatz, 30 % bar, 55 % Girocard, 15 % Kreditkarte:

• Girocard: 137.500 € × 0,6 % = 825 €
• Kreditkarte: 37.500 € × 1,9 % = 713 €
• Terminalmiete 20 € plus Netzbetrieb 5 € = 300 €
• Zahlungsverkehr gesamt: rund 1.840 € im Jahr

Dagegen: Software 0 € plus Cloud-TSE 10 € im Monat = 120 € im Jahr. Oder mit bezahlter Kassensoftware für 60 € im Monat: 840 €.

Der Zahlungsverkehr ist also etwa doppelt so teuer wie Software und TSE zusammen — nicht zehnmal. Zum Vergleich: Dieselben 175.000 € Kartenumsatz würden bei einem amerikanischen Satz von 2,9 % plus 30 Cent rund 11.700 € kosten. Das ist der Unterschied, den die EU-Deckelung macht.

Zwei deutsche Regeln, die du trotzdem kennen solltest:

• § 270a BGB: Du darfst für normale Verbraucher-Debit- und -Kreditkarten sowie SEPA-Zahlungen keinen Aufschlag verlangen. Bei Amex, Diners und Firmenkarten ist ein Aufschlag zulässig, wenn du ihn vorher ankündigst.
• Ein Mindestbetrag bleibt erlaubt, solange du ihn deutlich sichtbar ankündigst. "Kartenzahlung ab 10 €" ist zulässig, auch wenn Gäste es unschön finden.

Was ein kostenloses Kassensystem ein Café wirklich kostet: 3 Beispiele

Alle drei sind Cafés mit sechs Tischen und rund 250.000 € Jahresumsatz.

Gleich großes Café, dasselbe "kostenlose Kassensystem", 3.540 € Unterschied — und fast alles davon entsteht in der ersten Woche.

Café C hat übrigens nichts Dummes gemacht. Es hat das angebotene Paket genommen, den Standardsatz akzeptiert und Funktionen dazugebucht. Das ist der normale Weg. Der normale Weg ist der teure.

Wann kostenlos wirklich kostenlos ist

Kann Software also für 0 € laufen, ohne Haken? Ja — und der ehrliche Grund ist ein bisschen ernüchternd.

Kern-Gastrowerkzeuge sind keine clevere Technik mehr. Eine Kasse addiert Positionen, rechnet Steuer, teilt eine Rechnung und gibt einen Beleg aus. Das ist Arithmetik. Eine QR-Speisekarte ist ein Link auf eine Liste. Auswertungen sind Zahlen, nach Tagen gruppiert. Das alles war 2005 teuer zu bauen und kostet 2026 sehr wenig im Betrieb.

Wirklich teuer ist heute KI. Jede KI-Antwort verbrennt echte Rechenzeit, die jemand bezahlt. Das ist das eine wirklich neue, wirklich teure Stück im Stapel — deshalb rechnen vernünftige Plattformen KI-Nutzung ab und lassen den Rest kostenlos.

Der ehrliche Test ist also nicht "ist es kostenlos?", sondern "was finanziert es?" Drei Antworten sind in Ordnung, eine nicht:

• ✅ Optionale Zusatzleistungen, die du ignorieren kannst — zum Beispiel KI-Credits nach Verbrauch.
• ✅ Zahlungsverkehr, wenn der Satz fair ist und du ihn vorher kennst.
• ✅ Hardwareverkauf, wenn die Hardware nicht an den Anbieter gebunden ist.
• ❌ Der Verkauf deiner Daten oder ein Modell, das nur funktioniert, wenn du feststeckst.

Stell die Frage laut. Eine Firma mit sauberer Antwort gibt sie dir in einem Satz.

Kostenlose Kassensysteme für Cafés und ihr echter Haken

Konditionen ändern sich — prüf immer die aktuelle Seite. Stand 2026:

Ein Hinweis zu englischsprachigen Vergleichen: Dort stehen fast immer Toast und Shift4 ganz oben. Toast gibt es in Deutschland überhaupt nicht, und Shift4 richtet sich hier an Ketten und Hotellerie. Beide sind für ein deutsches Café keine Option — deshalb tauchen sie in dieser Tabelle nicht auf.

Für einen tieferen Vergleich siehe unsere Übersicht der Top 5 kostenlosen Kassensysteme für Restaurants und Cafés und die vollständige Aufschlüsselung, was ein Kassensystem im Restaurant wirklich kostet.

Die 10 Fragen vor der Anmeldung

Kopier sie. Stell sie schriftlich. Ein guter Anbieter beantwortet alle zehn in fünf Minuten.

1. Ist eine TSE enthalten — Cloud oder Hardware — und was kostet sie laufend?
2. Wer erledigt die ELSTER-Meldung nach § 146a Abs. 4 AO, und bekomme ich die Daten dafür?
3. Bekomme ich eine Verfahrensdokumentation und den DSFinV-K-Export?
4. Gibt es einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO zum Download?
5. Was ist mein effektiver Satz im Zahlungsverkehr, inklusive Terminalmiete und Netzbetriebsentgelt?
6. Kann ich meinen eigenen Zahlungsdienstleister nutzen?
7. Welche Grenzen hat der Gratis-Tarif — Produkte, Kassen, Personal, Bestellungen, Auswertungszeitraum?
8. Gibt es einen Vertrag, wie lang ist die Kündigungsfrist und verlängert er sich automatisch?
9. Kann ich Speisekarte und Umsatzhistorie als Datei exportieren?
10. Welchen Support bekomme ich an einem Samstagmorgen, und was kostet er?

Zögern bei Frage 1, 2 oder 9 ist ein Warnsignal. Da stecken das Gesetz, das Geld und die Abhängigkeit.

6 Warnzeichen bei einem "kostenlosen" Angebot

• Kreditkarte bei der Anmeldung. Das ist eine Testphase, kein kostenloses Produkt.
• "Wir sind TSE-konform" ohne Details. Frag nach Cloud oder Hardware, nach Kosten und nach dem Ablaufdatum des Zertifikats.
• Der Satz ist "wettbewerbsfähig", aber nie eine Zahl. Zahlen gibt es. Sie werden aus einem Grund verschwiegen.
• Kostenlose Hardware bei 36 Monaten Laufzeit. Das ist ein Kredit mit einer Kaffeemaschine obendrauf.
• Kein Export-Knopf in der Demo. Lass ihn dir zeigen, nicht erzählen.
• "Unbegrenzt" mit Fußnote. Wenn die Preisseite unbegrenzt sagt und die AGB "faire Nutzung", gewinnen die AGB. Frag nach der echten Zahl.

Kurze Antworten zu kostenlosen Kassensystemen für Cafés

Ist kostenlose Kassensoftware für ein kleines Café wirklich kostenlos? Die Software meistens ja. Das Gesamtsystem oft nicht. Rechne mit 0 € für die App, 5 € bis 15 € im Monat für die TSE, 300 € bis 1.500 € einmalig für Hardware und rund 1.800 € im Jahr für den Zahlungsverkehr bei 250.000 € Umsatz.

Wo ist der Haken bei kostenlosen Kassensystemen in Deutschland? Bei der Fiskalisierung. TSE, Belegausgabepflicht, ELSTER-Meldung, GoBD und DSFinV-K sind Pflicht, und genau diese Teile stecken bei vielen Gratis-Angeboten im Kleingedruckten. Danach kommen Funktionsgrenzen, Zusatzmodule und gebundene Hardware.

Brauche ich für eine kostenlose Kasse trotzdem eine TSE? Ja. Die Pflicht hängt am elektronischen Aufzeichnungssystem, nicht am Preis der Software. Eine offene Ladenkasse ohne Elektronik braucht keine TSE — dafür aber ein sauber geführtes Kassenbuch mit täglicher Zählung.

Zahlen Cafés höhere Kartengebühren als Restaurants? In Deutschland kaum. Der große US-Nachteil kommt von festen Cent-Beträgen pro Transaktion, die einen 5-€-Kaffee hart treffen. Bei Girocard-Abrechnung in Deutschland dominiert der Prozentsatz, deshalb ist der Unterschied gering.

Muss ich Hardware kaufen? Wenig. Läuft die Kasse im Browser, reichen ein vorhandenes Tablet, ein Kartenlesegerät und eine Cloud-TSE. Drucker, Ständer und Kassenlade sind im kleinen Café optional, besonders wenn du Belege digital anbietest.

Was passiert mit meinen Daten, wenn der Anbieter dichtmacht? Das hängt an den Exportfunktionen — deshalb prüfst du sie am ersten Tag. Exportier Karte und Umsatzhistorie einmal pro Quartal und heb die Dateien auf. Zehn Minuten Aufwand, Risiko weg. Und denk an die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Kassendaten.

Reicht ein kostenloses Kassensystem für ein Café? Für die meisten kleinen Cafés ja. Du brauchst ein schnelles Produktraster, Varianten für Milch und Sirup, geteilte Zahlung, Trinkgeld, einen Tagesabschluss und einen Beleg für den Gast — plus die Fiskalisierung. Schwächer werden Gratis-Tarife bei mehreren Standorten und tiefer Lagerverwaltung.

Muss meine Kasse den Steuersatz automatisch trennen? Sie sollte es. Seit dem 1.1.2026 gelten für Speisen 7 % und für Getränke 19 %. Kombiangebote und Menüpreise musst du aufteilen, und die Methode gehört dokumentiert. Genau hier findet die Betriebsprüfung erfahrungsgemäß Geld.

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Kostenlose Kassensoftware ist kein Trick. Software ist heute wirklich billig im Betrieb, und wer 2026 noch 200 € im Monat für eine Kasse verlangt, verlangt Preise von 2015.

Aber "kostenlos" beschreibt nur eine Zeile deiner Rechnung. Die Zeile, die in Deutschland wirklich zählt, ist die Fiskalisierung — weil ein abgelaufenes TSE-Zertifikat oder eine vergessene ELSTER-Meldung dich mehr kostet als jedes Abo. Lass dir die TSE-Kosten schriftlich geben, frag, wer die Meldung macht, und prüf, ob du deine eigene Speisekarte exportieren kannst.

Wer diese drei Dinge erledigt, für den ist kostenlos genau das, was draufsteht. Wer sie überspringt, zahlt trotzdem — nur so, dass es auf keiner Rechnung auftaucht.