Die meisten Gastronominnen und Gastronomen bleiben aus einem einzigen Grund bei einer Kasse, die sie hassen: wegen der Speisekarte. Der Gedanke, 300 Artikel, Preise, Größen und Extras neu einzutippen, fühlt sich nach einer Woche unbezahlter Arbeit an. Also zahlen sie weiter die Rechnung, über die sie sich jeden Monat ärgern.

Die kurze Version: Du musst nichts abtippen. Exportier die Speisekarte aus dem alten System, räum sie in einer Datei auf und lass sie das neue System importieren. Eine Karte mit 300 Artikeln ist in etwa einer Stunde drüben. Das Tippen war ohnehin nie die eigentliche Arbeit — Extras, Steuersätze und Drucker sind es. Und in Deutschland kommt ein Schritt dazu, den kein internationaler Ratgeber kennt: TSE, ELSTER-Meldung und die Aufbewahrung der alten Kassendaten. Mach den falsch, und der Wechsel wird teuer.

Warum Abtippen der schlechteste Weg ist

Rechnen wir kurz, was vorher niemand rechnet.

Ein Artikel braucht ordentlich erfasst etwa zwei Minuten: Name, Warengruppe, Beschreibung, Preis, Steuerkategorie, Foto. Das sind 10 Stunden für 300 Artikel. Mit Varianten und Extra-Gruppen kannst du das verdoppeln. Und jetzt mach das nachts um eins nach einer Doppelschicht.

Es ist nicht nur langsam. Es ist riskant. Jeder Tippfehler wird zu einem falschen Preis auf einer echten Rechnung. Ein verrutschtes Komma auf der Weinkarte kostet dich einen Abendgewinn. Eine falsche Steuerkategorie zerlegt still deine Auswertungen — und fällt oft erst bei der Betriebsprüfung auf.

Moderne Systeme lesen Dateien. Lass sie den langweiligen Teil machen und steck deine Energie in das, was eine Maschine nicht kann.

Schritt 1: Hol deine Daten raus, bevor du kündigst

Regel Nummer eins bei jedem Kassenwechsel: niemals kündigen, bevor du exportiert hast. Ist das Konto einmal zu, sind die Daten meist weg, und der Support hat keinen Grund mehr, dir zu helfen.

Das holst du dir, in dieser Reihenfolge:

  1. Ein CSV- oder Excel-Export der Artikel aus dem Backoffice. Der Goldstandard. Such unter Artikel, Produkte, Warengruppen oder Berichte.
  2. Ein Artikelumsatzbericht. Auch ohne echten Export listet der Namen, Warengruppen und Preise. Als Quelldatei reicht das völlig.
  3. Deine gedruckte oder PDF-Speisekarte. 2026 ist das tatsächlich genug — mehr dazu in Schritt 3.
  4. Screenshots der Kassenoberfläche. Letzte Rettung, aber besser als Erinnerung.

Und jetzt der deutsche Teil, den du nicht überspringen darfst

Zusätzlich zur Speisekarte brauchst du diese Dateien — und zwar zehn Jahre lang nach § 147 AO:

  • Den DSFinV-K-Export für den gesamten Zeitraum. Das ist das genormte Kassendaten-Format, das die Finanzverwaltung bei einer Kassennachschau nach § 146b AO sehen will.
  • Die TSE-Daten (die Transaktionsprotokolle deiner technischen Sicherheitseinrichtung).
  • Alle Tagesabschlüsse und Z-Berichte.
  • Deine Verfahrensdokumentation zur bisherigen Kasse.
  • Die Umsatzsteuer- und Artikelberichte der letzten Jahre.

Das ist der Punkt, an dem ein Wechsel wirklich teuer werden kann. "Die alten Daten liegen ja noch beim alten Anbieter" reicht nicht, wenn der Vertrag beendet ist und der Zugang erlischt. Lass dir den kompletten Datenexport schriftlich bestätigen, bevor du kündigst. Nach Art. 20 DSGVO und den Abgabenordnungs-Pflichten hast du gute Argumente — aber freundlich und früh fragen ist einfacher als später streiten.

Nimm außerdem mit:

  • Extras- und Beilagenliste
  • Steuerkategorien (welcher Artikel mit 7 %, welcher mit 19 %, inklusiv oder exklusiv)
  • Mitarbeiterliste und Rollen
  • Kundendaten, falls Vertrag und Datenschutz es erlauben

Schritt 2: Die Datei aufräumen, bevor du importierst

Dreißig Minuten hier sparen dir einen ganzen Tag später. Öffne den Export in einer Tabelle und bring ihn in eine einfache Form: eine Zeile pro Artikel.

Sinnvolle Spalten: Warengruppe, Artikelname, Beschreibung, Preis, Steuerkategorie, Variante, Extra-Gruppe, Allergene.

Dann geh diese Liste durch:

  • Lösch, was du nicht mehr verkaufst. Was sich sechs Monate nicht verkauft hat, hat auf der neuen Karte nichts verloren. Ein Systemwechsel ist die kostenlose Ausrede, Ballast abzuwerfen.
  • Killt die Dubletten. In fast jeder alten Karte stehen "Cola", "Coca Cola" und "cola 0,33" als drei Artikel. Entscheide dich für einen.
  • Entscheide dich bei den Preisen für einen Ansatz. In Deutschland sind Speisekartenpreise nach § 3 PAngV immer Endpreise inklusive Umsatzsteuer. Trotzdem können Importdateien Nettopreise enthalten. Jeder Preis in der Tabelle muss dasselbe bedeuten — das ist die häufigste Import-Katastrophe überhaupt.
  • Steuerkategorien sauber setzen. Seit dem 1.1.2026 gelten 7 % auf Speisen in jedem Kanal und 19 % auf Getränke. Achte auf zwei Sonderfälle: Milchmischgetränke ab 75 % Milchanteil sind außer Haus 7 % und im Haus 19 %, und Kombiangebote musst du aufteilen in Speisen- und Getränkeanteil. Und Vorsicht mit dem Wort: In der Kasse heißt es Steuerkategorie, nicht Steuerklasse — Steuerklasse ist die Lohnsteuerklasse.
  • Größen werden Varianten. Klein, mittel, groß gehören als ein Artikel mit drei Preisen hinterlegt, nicht als drei Artikel. Das hält deine Auswertungen lesbar.
  • Jede Extra-Gruppe einmal aufschreiben. "Extra Shot", "Hafermilch", "ohne Eis" — die Gruppe einmal definieren, dann notieren, welche Artikel sie nutzen.
  • Nimm Namen, die dein Team ausspricht. Nicht "BRG-KAS-DBL". Wenn ein neuer Kellner den Artikel nicht findet, ist der Name falsch.

Mach das in der Tabelle, nicht in der neuen Kasse. Einen Preis in einer Zelle zu ändern dauert zwei Sekunden. Im laufenden System sechs Klicks.

Schritt 3: Importieren statt tippen

Jetzt der schöne Teil. Die meisten modernen Systeme nehmen eine Tabelle und bauen die Karte für dich.

Manche gehen weiter und lesen die Karte, die du schon hast. Tabres zum Beispiel lässt dich deine bestehende PDF-Speisekarte hochladen, die Sprache wählen, und zieht Warengruppen, Artikelnamen, Preise und Steuersatz in eine funktionierende Karte. Das ist der Trick, der die "ich müsste ja alles neu tippen"-Ausrede erledigt — selbst wenn deine alte Kasse dir nichts herausgibt, ist deine gedruckte Karte eine Datei, die dir längst gehört.

Wie auch immer du importierst, mach es in dieser Reihenfolge:

  1. Import in einen Entwurf oder unsichtbaren Status, nicht direkt auf die Gästekarte.
  2. Zehn zufällige Artikel gegen die alten Preise prüfen. Stimmen die zehn, stimmt meist der Rest.
  3. Teuersten und günstigsten Artikel prüfen. Damit fängst du Kommafehler.
  4. Ausreißer von Hand korrigieren. Es wird welche geben. Zehn Korrekturen sind nicht dasselbe wie 300 Neuanlagen.

Fotos kommen zuletzt. Blockier deinen Start nicht wegen perfekter Produktbilder. Geh mit deinen 20 Bestsellern fotografiert live und ergänz den Rest in den Wochen danach.

Schritt 4: Die Teile, die nie sauber mitkommen

Der ehrliche Abschnitt, den "In 5 Minuten umgestiegen"-Werbung überspringt. Eine Datei bringt deine Artikel. Sie bringt selten die Logik drumherum.

Plan ein bis zwei Stunden für:

  • Extras und Beilagen. Einfach- oder Mehrfachauswahl, und der Preis jeder Option. Hier kosten Fehler an der Kasse echtes Geld.
  • Varianten. Prüf, dass jede Größe den richtigen Preis trägt.
  • Steuerregeln. Speisen 7 %, Getränke 19 %, Kombiangebote aufgeteilt, Milchmischgetränke je nach Kanal. Und alle Preise als Endpreise.
  • Tische und Raumplan. Namen, Plätze, Bereiche. Wenn du einen QR-Code pro Tisch nutzt, generier die neu.
  • Küchendrucker und Stationen. Welche Warengruppe geht an Grill, Bar oder Patisserie.
  • Mitarbeitende, Rollen und PINs. Gib jedem genau die Rechte, die er braucht — und nicht mehr. Dein Runner braucht die Auswertungen nicht.
  • Rabatt- und Gutschriftgründe. Personalessen, Kulanz, Stammgast — vor dem Service anlegen, nicht mitten drin. In Deutschland gilt außerdem: Stornos und Gutschriften sind selbst aufzeichnungspflichtige Vorgänge und werden von der TSE signiert. Löschen geht nicht.
  • Drucker und Netzwerk. Langweilig, unverzichtbar und immer länger als gedacht. Jeden Drucker zweimal testen.

Ein Profi-Tipp: Fotografier die alten Kassenoberflächen, bevor du den Zugang verlierst. Die Anordnung der Kacheln, die Farben, die Reihenfolge der Warengruppen. Sieht das neue System vertraut aus, lernt dein Team es in einer Schicht statt in einer Woche.

Schritt 5: TSE, ELSTER und die Meldungen ans Finanzamt

Diesen Schritt gibt es nur in Deutschland, und er ist Pflicht.

Die TSE. Jedes elektronische Kassensystem braucht nach § 146a AO und der KassenSichV eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Zwei Bauarten:

  • Cloud-TSE, etwa 5 bis 15 € im Monat. Wechselt meist mit dem Anbieter.
  • Hardware-TSE (USB-Stick oder SD-Karte), 200 bis 350 € einmalig. Der versteckte Haken: Das Zertifikat läuft nach drei bis fünf Jahren ab und muss ersetzt werden.

Frag beim neuen Anbieter genau nach: Bringt er die TSE mit, oder musst du sie kaufen? Und was passiert mit den Daten der alten TSE?

Die ELSTER-Meldung nach § 146a Abs. 4 AO. Seit dem 1.1.2025 musst du elektronische Kassensysteme dem Finanzamt über ELSTER melden. Bei einem Wechsel heißt das zweimal melden:

  • Die neue Kasse anmelden — innerhalb eines Monats nach der Anschaffung.
  • Die alte Kasse abmelden, sobald sie außer Betrieb geht.

Das ist der Schritt, den beim Wechsel fast alle vergessen. Setz dir dafür eine Erinnerung im Kalender, am besten am Tag des Go-live.

Dazu kommen: GoBD-Konformität, eine aktualisierte Verfahrensdokumentation (Beschreibung, wie deine Kasse arbeitet, wer welche Rechte hat, wie Stornos laufen), der DSFinV-K-Export und — bei jeder Cloud-Kasse — ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Und die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO gilt weiter; digital per QR-Code oder Link ist ausdrücklich erlaubt.

Klingt nach viel. Ist an einem Nachmittag erledigt — und ist genau der Teil, an dem eine Betriebsprüfung eine Hinzuschätzung ansetzt, wenn er fehlt.

Schritt 6: Live gehen am Dienstag, nicht am Freitag

Der Wechsel selbst soll langweilig sein. So bleibt er es:

  • Nimm deine ruhigste Schicht. Ein Dienstagmittag, kein Samstagabend und kein Spieltag.
  • Behalt das alte System ein paar Tage parallel. Wenn möglich, zahl noch einen Abrechnungszeitraum. Die billigste Versicherung deines Lebens.
  • Bong vor dem Service 10 Testbestellungen. Mit geteilter Rechnung, Storno, Rabatt und einer Außer-Haus-Bestellung. Find die Probleme, solange der Raum leer ist.
  • Schul 20 Minuten, nicht zwei Stunden. Zeig die sechs Dinge, die dein Team zu 95 % macht: Tisch öffnen, Artikel buchen, Extra hinzufügen, an die Küche senden, Rechnung teilen, kassieren.
  • Druck einen einseitigen Spickzettel und kleb ihn neben das Terminal.
  • Beobachte die ersten drei Services. Schreib jede Frage mit, die kommt. Repariere die häufigsten drei noch am selben Abend.

Ein realistischer 7-Tage-Plan

  • Tag 1: Alles exportieren. Speisekarte, Steuersätze, Personal, Berichte, DSFinV-K, TSE-Daten.
  • Tag 2: Datei aufräumen. Tote Artikel raus, Dubletten weg, Steuerkategorien klären.
  • Tag 3: Speisekarte importieren. Preise stichprobenartig prüfen. Ausreißer korrigieren.
  • Tag 4: Extras, Steuerregeln, Tische, Stationen und Zugriffsrechte aufbauen.
  • Tag 5: Drucker einrichten. Testbestellungen bongen. Team schulen.
  • Tag 6: Live gehen in einer ruhigen Schicht, altes System in Bereitschaft.
  • Tag 7: Kleinigkeiten reparieren, Fotos ergänzen — und dann ELSTER-Meldungen erledigen und die Kündigungsfrist im alten Vertrag prüfen, bevor du kündigst.

Sieben Tage, vielleicht acht Stunden echte Arbeit. Nicht der Monat, den du befürchtet hast.

6 Fehler, die dich doch zum Abtippen zwingen

  1. Zuerst die alte Kasse kündigen. Dann ist der Export weg — und in Deutschland auch die Daten, die du zehn Jahre aufheben musst.
  2. Eine unaufgeräumte Datei importieren. Müll rein, Müll auf der Karte.
  3. Netto- und Bruttopreise in derselben Tabelle mischen.
  4. Jede Größe als eigenen Artikel anlegen. Deine Auswertungen werden unbrauchbar.
  5. Am vollsten Abend live gehen. Aus kleinen Problemen werden große.
  6. Auf perfekte Fotos warten. Erst starten, dann verbessern.

Kurze Antworten zum Kassenwechsel

Wie lange dauert ein Kassenwechsel?

Für einen Standort mit normaler Karte plan eine Woche vom Export bis zum Go-live — etwa 6 bis 10 Stunden echte Arbeit. Der Import selbst dauert Minuten. Extras, Steuersätze, Drucker, Schulung und die Meldungen fressen den Rest.

Kann ich meine Speisekarte aus einem PDF importieren?

Ja. Manche Systeme lesen eine PDF-Speisekarte und ziehen Warengruppen, Artikelnamen, Preise und Steuersatz automatisch heraus. Tabres kann das, und es ist der schnellste Weg, wenn deine alte Kasse keinen sauberen Export hergibt.

Verliere ich meine Umsatzhistorie beim Wechsel?

Nicht, wenn du vorher exportierst — und in Deutschland musst du das. Zehn Jahre Aufbewahrung nach § 147 AO gelten auch für Kassendaten, inklusive DSFinV-K-Export, Tagesabschlüssen und TSE-Protokollen. Sichere sie, bevor der Vertrag endet.

Muss ich neue Hardware kaufen?

Nicht immer. Browserbasierte Systeme laufen auf Tablets, Laptops und Handys, die du vielleicht schon hast. Prüf zuerst die Drucker — die meisten Standard-Bondrucker laufen mit mehreren Systemen. Geleaste Hardware vom alten Anbieter bleibt allerdings bei ihm. Und klär, ob du deine TSE mitnehmen kannst.

Muss ich den Kassenwechsel dem Finanzamt melden?

Ja. Nach § 146a Abs. 4 AO meldest du die neue Kasse über ELSTER innerhalb eines Monats nach der Anschaffung und meldest die alte ab. Das gilt seit 1.1.2025 und wird beim Wechsel regelmäßig vergessen.

Wann ist der beste Zeitpunkt für einen Wechsel?

Deine ruhigste Woche im Jahr, in deiner ruhigsten Schicht. Januar und die Wochen nach dem Weihnachtsgeschäft sind beliebt. Nie in der Hochsaison, vor einer Großveranstaltung oder bei Personalmangel. Praktisch ist auch ein Monats- oder Jahreswechsel, weil dann die Auswertungen sauber getrennt sind.

Kann ich mitten im Vertrag wechseln?

Meist ja, aber lies zuerst die Kündigungsklausel. Verträge zwischen Unternehmen verlängern sich oft automatisch — die verbraucherfreundlichen Regeln zur monatlichen Kündbarkeit gelten für dich als Gewerbetreibende nicht. Oft ist es trotzdem günstiger zu gehen, als zwei Jahre für Funktionen zu zahlen, die es woanders umsonst gibt.

Welche Anbieter gibt es in Deutschland überhaupt?

Am Markt verbreitet sind orderbird, ready2order, Lightspeed Restaurant (das Berliner Gastrofix), gastronovi, Vectron, SumUp und Square. Ein Hinweis, weil englische Vergleiche es immer wieder empfehlen: Toast gibt es in Deutschland nicht. Die Preise liegen realistisch bei 30 bis 90 € pro Monat für die Software, plus TSE, plus Hardware.

Wie bekomme ich meine Speisekartenfotos ins neue System?

Fotos wandern selten automatisch mit. Lad sie aus dem alten System oder von deiner Website herunter und spiel sie in Blöcken ein. Fang mit den Bestsellern an — die schauen sich Gäste wirklich an.

Ein Kassenwechsel ist kein Datenerfassungsprojekt. Es ist ein Export, ein Import und ein paar Stunden Einrichtung bei einem Kaffee — plus zwei Meldungen über ELSTER, die zehn Minuten dauern. Die Speisekarte war nie das Hindernis. Die Angst davor, sie neu zu tippen, war es. Zieh deinen Export, räum die Datei auf und gönn dir einen ruhigen Dienstag. Deine Monatsrechnung merkt den Unterschied lange vor deinen Gästen.