Was ich vor der Restauranteröffnung gern gewusst hätte (2026)

Fast jeder Gastronom sagt denselben Satz: Die Eröffnung hat ungefähr das Dreifache von dem gekostet, was geplant war. Das Essen ist der einfache Teil. Was Neugründer aus der Bahn wirft, ist das Geschäft dahinter — die kleinen Rechnungen, die nie aufhören, die Verträge, die man zu schnell unterschreibt, und die Zahlen, die man erst zu spät versteht.

Hier kommt die ehrliche Version. Keine Motivationssprüche, sondern die Dinge, von denen erfahrene Wirtinnen und Wirte sagen: "Das hätte mir vorher jemand sagen sollen."

Rechne mit dem Dreifachen

Der Umbau wird teurer, die Genehmigungen dauern länger, und du kaufst Geräte, an die niemand gedacht hat. Danach sitzt du ein paar Wochen fast leer da, bis sich der Laden herumgesprochen hat.

Plan das jetzt ein. Bau ein echtes Polster auf — idealerweise genug, um drei bis sechs Monate volle Fixkosten ohne einen einzigen Euro Umsatz zu tragen. Dieses Polster ist kein Luxus. Es ist das, was deine Tür offen hält, während du deinen Rhythmus findest.

Und leg vom ersten Tag an jede Woche etwas zurück. Der schwache Monat kommt. Die Kühlzelle stirbt. Die Umsatzsteuervorauszahlung überrascht dich. Liquidität ist der Unterschied zwischen "blöde Woche" und "aus".

Zwei deutsche Kostenblöcke, die in keinem internationalen Ratgeber stehen:

• Abstandszahlung. Übernimmst du ein laufendes Lokal, verlangt der Vorpächter oft eine Ablöse für Einrichtung und Inventar — je nach Lage und Ausstattung 20.000 bis über 100.000 €. Lass dir eine Inventarliste mit Zeitwerten geben und verhandle sie Position für Position.
• Kaution und Pacht. Üblich sind zwei bis drei Monatspachten Kaution, häufig zusätzlich eine Bürgschaft. Bei Gewerbeimmobilien wird oft eine Bürgschaft der Bank verlangt, die wiederum Sicherheiten braucht.

Kannst du 50 laufende Kosten aufzählen?

Ein guter Selbsttest: Du bist erst bereit zu eröffnen, wenn du 50 Dinge aufschreiben kannst, die du jeden Monat bezahlst. Nicht Gründungskosten — laufende Kosten. Die meisten Betriebe haben 75 bis 100.

Setz dich hin und schreib sie auf. Wenn du keine 50 zusammenbekommst, kennst du dein Geschäft noch nicht gut genug. Ein paar, die regelmäßig überraschen:

• Fettabscheider leeren. Je nach Auslastung monatlich bis vierteljährlich, etwa 150 bis 400 € pro Entleerung. Die Kommune schreibt die Intervalle vor.
• Abluft- und Haubenreinigung. Meist halbjährlich, 300 bis 800 €. Ohne Nachweis gibt es Ärger mit dem Versicherer, wenn es brennt.
• GEMA. Musik im Gastraum kostet, gestaffelt nach Fläche und Öffnungstagen. Für ein kleines Lokal grob 30 bis 120 € im Monat.
• Berufsgenossenschaft (BGN). Pflichtmitgliedschaft, Jahresbeitrag nach Lohnsumme.
• IHK-Beitrag. Pflicht für fast jeden Gewerbebetrieb.
• Verpackungsregister LUCID plus Systembeteiligung, sobald du Speisen außer Haus verkaufst. Es gibt keine Mindestmenge.
• Dazu: Schädlingsbekämpfung, Brandschutzprüfung, Trinkwasseruntersuchung, Kartenzahlungsgebühren, Abfallentsorgung, Wartungsverträge, Buchhaltung, Wäscheservice, Cloud-TSE.

Einzeln ist nichts davon dramatisch. Zusammen sind sie genau das Gefühl, das jeder neue Wirt beschreibt: "Die laufenden Kosten sind viel mehr, als ich dachte."

Die Genehmigungen früher angehen, als du denkst

Das ist der Punkt, an dem in Deutschland die meiste Zeit verloren geht. Fang damit an, bevor du den Pachtvertrag unterschreibst — nicht danach.

Der wichtigste Rat dazu: Ruf vorher an und lass dir die Auskunft per E-Mail geben. Die Zuständigkeiten und Anforderungen unterscheiden sich von Bundesland zu Bundesland und teils von Stadt zu Stadt erheblich. Was in München gilt, gilt in Leipzig anders. Und wenn dir jemand am Telefon etwas zusagt, willst du das später schwarz auf weiß haben.

Plan realistisch mit drei bis sechs Monaten von der ersten Anfrage bis zur Eröffnung. Wer im Altbau eine Nutzungsänderung braucht, plant lieber länger.

Das Kassensystem entscheidet mit

In Deutschland ist die Kasse kein Zubehör, sondern eine gesetzliche Baustelle. Diese Punkte sind nicht verhandelbar:

• Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nach § 146a AO. Jede elektronische Kasse braucht eine zertifizierte TSE, entweder als Cloud-Lösung für 5 bis 15 € im Monat oder als Hardware für 200 bis 350 € einmalig.
• Belegausgabepflicht. Jeder Gast bekommt einen Beleg, digital ist erlaubt.
• Mitteilungspflicht ans Finanzamt über ELSTER (§ 146a Abs. 4 AO): Neue Kassensysteme musst du innerhalb eines Monats melden.
• GoBD und Verfahrensdokumentation, dazu ein DSFinV-K-Export für die Betriebsprüfung.
• Kassennachschau nach § 146b AO. Das Finanzamt darf unangekündigt kommen und deine Kasse prüfen.
• Bei einer Cloud-Kasse zusätzlich ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Realistische Kosten in Deutschland: Kassensoftware 30 bis 90 €, QR- und Online-Bestellung 20 bis 80 €, Lagerverwaltung 20 bis 60 €, Zweitlizenz 15 bis 40 € — zusammen mit Cloud-TSE und Kartenzahlung landest du bei 80 bis 350 € pro Monat und Standort. Hardware kommt mit 500 bis 2.000 € einmalig dazu.

Drei Lektionen von Betreibern:

• Nimm nicht einfach das, was deine Bank anbietet. Das sind oft umetikettierte Zahlungsdienste ohne echte Gastronomiefunktionen.
• Ein System für Haus, Abholung und Lieferung. Drei getrennte Systeme bedeuten drei getrennte Auswertungen und doppelt gepflegte Karten.
• Rechne über drei Jahre, nicht über einen Monat. Transaktionsgebühren summieren sich anders als eine Lizenzgebühr.

Vorsicht bei Lieferplattformen

Lieferdienste bringen Reichweite, aber ihre Provisionen fressen leise die Marge. Je nach Modell liegen sie grob zwischen 13 und 30 % pro Bestellung — mit Lieferung durch die Plattform am oberen Ende. Aus einem gesunden Teller wird damit schnell ein Minusgeschäft.

Wenn du sie nutzt, dann zu deinen Bedingungen:

• Kalkulier die Lieferkarte um mindestens 20 % höher. Du subventionierst sonst die Plattform aus deiner eigenen Marge.
• Verhandle, solange du interessant bist. Der Vertrieb will deinen Abschluss. Frag nach dem niedrigsten Satz und der kürzesten Laufzeit.
• Behandle sie als Schaufenster, nicht als Rückgrat. Lass dich dort finden und lenk Stammkunden zur Direktbestellung, wo dir der ganze Bon bleibt.

Und rechne beides sauber gegeneinander. Die ehrliche Rechnung dazu steht in unserem Artikel über die echten Zahlen hinter Lieferplattformen.

Der teuerste Vertrag ist der, den du nicht liest

In den USA warnen Gastronomen vor Wäscheverträgen. In Deutschland gibt es einen viel größeren Klassiker: den Bierliefervertrag.

Brauereien bieten gern Zuschüsse, Einrichtung, Zapfanlagen oder ein günstiges Darlehen. Im Gegenzug unterschreibst du eine Bezugsverpflichtung über eine bestimmte Menge Hektoliter und eine lange Laufzeit. Das kann funktionieren — aber nur, wenn du vorher weißt, was du unterschreibst:

• Wie viele Hektoliter pro Jahr, und was passiert, wenn du sie nicht schaffst?
• Wie lange läuft der Vertrag, und wie hoch ist die Restschuld bei vorzeitiger Beendigung?
• Sind Getränke außerhalb des Sortiments erlaubt?
• Sind die Preise fixiert oder darf die Brauerei jährlich erhöhen?

Lass so etwas vor der Unterschrift von einem Anwalt für Gastronomierecht oder deinem DEHOGA-Landesverband anschauen. Die Beratung kostet ein paar hundert Euro und hat schon viele Existenzen gerettet.

Dasselbe Prinzip gilt für alles andere: Kurze Laufzeiten, klare Kündigungsfristen. Wäscheservice, Kaffeemaschinen-Leasing, Wartungsverträge, Musikanlagen. Im ersten Jahr ändert sich dein Bedarf schnell, und du willst wechseln können, ohne drei Jahre zu zahlen.

Marketing für Stammgäste, nicht für die ganze Stadt

Breit gestreute Werbung klingt klug und geht meistens nach hinten los. Große Rabatte ziehen Schnäppchenjäger an, die einmal kommen, sich beschweren und eine mittelmäßige Bewertung hinterlassen.

Zielgerichtet schlägt breit. Richte Aktionen auf die Leute, die du sowieso ein- oder zweimal die Woche siehst. Belohne Treue. Aus guten Gästen werden Stammgäste, und Stammgäste bringen Freunde mit.

Zwei praktische Punkte für Deutschland:

• Google Business Profil sauber pflegen — Öffnungszeiten, Fotos, Speisekarte, Antworten auf Bewertungen. Und denk an HERE Maps: Das ist die Kartengrundlage in vielen VW-, BMW- und Mercedes-Navis. Wer dort nicht steht, existiert für einen Teil der Autofahrer nicht.
• Bewertungen niemals kaufen. Bezahlte oder erfundene Bewertungen sind ein Wettbewerbsverstoß und ein klassischer Abmahngrund. Frag stattdessen zufriedene Gäste direkt und freundlich.

Sprich vom ersten Tag an mit deinen Gästen

Das größte Marketing-Bedauern, das Betreiber teilen: nicht von Anfang an Kontakte gesammelt zu haben. Jeder Gast, dem es geschmeckt hat, ist eine mögliche Bewertung und ein möglicher zweiter Besuch.

Fang einfach an. Bitte zufriedene Gäste um eine Bewertung, solange der Abend frisch ist. Sammle E-Mail-Adressen von Leuten, die zustimmen — mit sauberer Einwilligung, wie es die DSGVO verlangt. Eine kurze, freundliche Nachricht Wochen später kostet fast nichts und bringt mehr zurück als jede Anzeige.

Kenn deine Zahlen im Schlaf

Man kann Essen lieben und trotzdem pleitegehen. Die Betriebe, die überleben, behandeln Zahlen als tägliche Gewohnheit, nicht als Jahresaufgabe.

Diese Richtwerte gelten für die deutsche Gastronomie:

Dazu die Frequenz: Wareneinsatz wöchentlich, Personalkosten täglich, sonstige Kosten alle zwei Wochen. Und schau über die Gewinn- und Verlustrechnung hinaus. Die GuV erzählt eine Geschichte, deine Liquiditätsplanung erzählt die echte. Man kann auf dem Papier Gewinn machen und trotzdem die Pacht nicht zahlen können.

Was viele unterschätzen: Seit dem 1.1.2026 gilt für Speisen in der Gastronomie wieder der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 %, während Getränke bei 19 % bleiben. Das ändert deine Kalkulation und deine Kassenprogrammierung. Lass beides von deinem Steuerberater prüfen, bevor du die Karte druckst.

Personal: die Pflichten, die der Zoll prüft

Das Gastgewerbe steht bei der Finanzkontrolle Schwarzarbeit besonders im Fokus. Drei Dinge müssen ab Tag eins sitzen:

• Sofortmeldung zur Sozialversicherung — vor Arbeitsbeginn, nicht am Monatsende.
• Tägliche Arbeitszeitaufzeichnung nach § 17 MiLoG: Beginn, Ende, Dauer, spätestens nach sieben Tagen dokumentiert und zwei Jahre aufbewahrt.
• Ausweispflicht: Deine Beschäftigten müssen bei der Arbeit ein Ausweisdokument mitführen.

Dazu Mindestlohn 13,90 € (ab 1.1.2026), Minijob-Grenze 603 € im Monat, und das Arbeitszeitgesetz mit 30 Minuten Pause ab sechs Stunden, 45 Minuten ab neun Stunden.

Bring allen alles bei

Mach das zur festen Regel. Jede Person im Service sollte jede Servicetätigkeit können. Jede Person in der Küche sollte jede Station abdecken.

An dem Tag, an dem sich jemand krankmeldet, wirst du dir danken. Kein einzelner Ausfall kippt eine Schicht, wenn drei andere einspringen können. Nebenbei entsteht Respekt über die Bereiche hinweg, weil jeder weiß, wie hart die andere Rolle wirklich ist.

Die Fallen im Umgang mit Menschen

• Sei vorsichtig mit Freunden und Familie im Team. Am Anfang hilft es. Später wird es schwer, sie zu führen, zu korrigieren oder gehen zu lassen, ohne die Beziehung zu beschädigen.
• Verschenk nicht die Erfahrung. Ständig Runden ausgeben und großzügig einschenken fühlt sich gut an und blutet deine Marge aus.
• Wenn du Alkohol ausschenkst, steuere über den Preis. Billiger Alkohol bringt Probleme, die du nicht willst. Und beachte das Apfelsaftgesetz: Mindestens ein alkoholfreies Getränk muss bei gleicher Menge günstiger sein als das billigste alkoholische. Die genaue Ausgestaltung regeln die Länder unterschiedlich.

Bleib unabhängig

Manche Betreiber sagen es direkt: Nimm keine Investoren und setz nicht alles auf eine Karte. Fremdes Geld bringt fremde Meinungen und Druck, der nicht zu deiner Vorstellung passen muss. Wer langsamer wachsen kann und die Kontrolle behält, behält die Freiheit.

Dasselbe gilt für Lieferanten. Häng nicht komplett an einem Großhändler. Wer alles aus einer Quelle bezieht, verliert Verhandlungsmacht und steht still, wenn dort etwas schiefgeht. Halt dir zwei Alternativen warm und hol dir für die wichtigsten Artikel regelmäßig Vergleichsangebote.

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Wenn man alles zusammenfasst, bleibt eine Botschaft: Nimm den langweiligen Teil ernst. Rechne mit dem Dreifachen. Kenn deine fünfzig laufenden Kosten. Kläre Genehmigungen und Kassenpflichten früh. Unterschreib keinen Vertrag, aus dem du nicht wieder rauskommst. Und schau dir deine Zahlen an, als hinge dein Lebensunterhalt davon ab — denn genau so ist es. Das Essen hat dich hierher gebracht. Das Geschäft dahinter hält das Licht an.