Top 5 kostenlose Kassensysteme für Restaurants und Cafés (2026)

Die meisten Gastrobetriebe in Deutschland zahlen für ihr Kassensystem zwischen 80 und 350 € im Monat. Dazu kommen TSE, Terminalmiete und Kartengebühren. In einem kleinen Café frisst das im Jahr die Marge eines ganzen Monats — und 2026 muss das nicht mehr sein.

Kurzfassung: Das beste kostenlose Kassensystem für Restaurants und Cafés ist derzeit Tabres. Es ist das einzige auf dieser Liste, bei dem wirklich alles kostenlos ist: Kasse, QR-Speisekarte, Tische, Personal, Lager und Auswertungen — ohne Monatsgebühr, ohne Gebühr pro Standort, ohne Umsatzbeteiligung. SumUp ist die einfachste kostenlose Kassen-App mit eigenem Kartenleser, Square für Restaurants die stärkste kostenlose Lösung mit ordentlicher Hardware, helloCash kommt aus dem DACH-Raum und kennt die hiesigen Vorschriften, und Loyverse passt zu einem sehr kleinen Café — mit einem wichtigen Vorbehalt.

Und jetzt der Teil, den englischsprachige Vergleichslisten komplett auslassen. In Deutschland entscheidet nicht der Funktionsumfang darüber, ob eine Kasse taugt, sondern eine Handvoll gesetzlicher Pflichten. Daran fallen die meisten internationalen Gratis-Angebote durch.

Zuerst: Was in Deutschland Pflicht ist

Diese Punkte sind keine Kür. Ohne sie ist deine Kasse schlicht nicht gesetzeskonform, egal wie gut die App aussieht.

• TSE (technische Sicherheitseinrichtung). Nach § 146a AO und der Kassensicherungsverordnung braucht jedes elektronische Kassensystem eine zertifizierte TSE, die jeden Vorgang manipulationssicher signiert. Es gibt sie als Hardware (USB-Stick, SD-Karte) oder als Cloud-TSE. Üblich sind 5 bis 15 € im Monat oder 200 bis 350 € einmalig. Eine kostenlose Kasse ohne TSE ist in Deutschland keine Kasse, sondern ein Taschenrechner.
• Meldepflicht ans Finanzamt. Seit dem 1.1.2025 müssen elektronische Kassen mit TSE über ELSTER gemeldet werden (§ 146a Abs. 4 AO). Neue Systeme meldest du innerhalb eines Monats nach Anschaffung, ausgemusterte ebenso. Frag den Anbieter, ob er dir die nötigen Angaben fertig aufbereitet.
• Belegausgabepflicht. Bei jedem Vorgang muss ein Beleg erstellt und angeboten werden (§ 146a Abs. 2 AO). Digital ist erlaubt, ein QR-Code oder eine Anzeige auf dem Display reicht.
• GoBD und DSFinV-K. Deine Daten müssen unveränderbar gespeichert sein und sich für die Betriebsprüfung im vorgeschriebenen Format exportieren lassen. Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation — viele Anbieter liefern eine Vorlage mit, kostenlose oft nicht.
• Kassennachschau. Nach § 146b AO darf das Finanzamt unangekündigt prüfen. Wer die Punkte oben im Griff hat, hat an dem Tag kein Problem.
• DSGVO. Bei Cloud-Systemen brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und solltest den Serverstandort kennen. Frag beides schriftlich ab.

Lass die Einrichtung einmal von deinem Steuerberater abnehmen. Das kostet eine Stunde und erspart dir bei der nächsten Prüfung sehr viel Ärger.

Zwei ehrliche Hinweise dazu. Erstens: Details unterscheiden sich je nach Betriebsart und Bundesland — im Zweifel fragst du dein Finanzamt oder deinen Steuerberater. Zweitens: Rechtsstand ist 2026, und in diesem Bereich ändert sich regelmäßig etwas. Ein klares "prüf das kurz nach" ist immer besser als eine falsche Zahl.

Was "kostenlos" bei einem Kassensystem wirklich heißt

"Kostenlos" bedeutet in dieser Branche vier verschiedene Dinge, und drei davon enden mit einer Rechnung.

• Software kostenlos, Kartenzahlung kostet. Die App ist gratis, der Anbieter behält bei jeder Zahlung einen Prozentsatz. Das ist das häufigste Modell.
• Grundfunktionen kostenlos, Rest kostet. Du bekommst einen Kassenbildschirm. Auswertungen, Personalverwaltung oder Lager liegen hinter einem Zusatzabo.
• Kasse kostenlos, TSE kostet. Ein deutsches Spezialthema: Die Software ist gratis, aber die gesetzlich vorgeschriebene TSE zahlst du extra. Rechne sie immer mit ein.
• Wirklich kostenlos. Kein Abo, keine Gebühr pro Standort, keine Umsatzbeteiligung. Selten, aber es gibt das.

Und dann gibt es noch "30 Tage kostenlos" oder "kostenlos während der Einrichtung". Das sind Testphasen, keine kostenlosen Angebote. Wenn ein Formular nach deiner Kreditkarte fragt, kennst du die Antwort schon.

1. Tabres — das stärkste kostenlose Kassensystem insgesamt

Tabres steht vorne, weil es nichts zu kaufen gibt. Kein Abo, keine Gebühr pro Standort, kein Preis pro Mitarbeiter, keine Umsatzbeteiligung, keine Kreditkarte bei der Anmeldung. Du registrierst dich mit einer E-Mail-Adresse und legst los.

Die Frage nach dem Haken ist berechtigt. Unsere ehrliche Antwort steht unter warum Tabres kostenlos ist: Eine Kasse ist heute ein Werkzeug wie ein Kühlschrank, kein Wunderwerk. 200 € im Monat für Rechnen und einen Touchscreen waren vor zehn Jahren normal — fair sind sie längst nicht mehr.

Was du ohne Rechnung bekommst:

• Kasse und Bestellungen — im Haus, zum Mitnehmen, Lieferung und Selbstbedienung, mit Live-Preisvorschau. Der Betrag, den die Kellnerin ansagt, ist der Betrag, der berechnet wird.
• Rechnungen teilen, wie echte Tische es brauchen — komplett zahlen oder nach Positionen, auch anteilig. Gemischte Zahlungsarten, Trinkgeld und Rückerstattungen auf einzelne Positionen.
• QR-Speisekarte und Menü-Designer — eine Gästekarte, die du selbst gestaltest, in beliebig vielen Sprachen.
• QR-Code-Studio — Codes mit deinem Logo und deinen Farben, Druckgrößen bis zur Großfläche, dazu WLAN-Codes für den Tisch.
• Tische und Gastraum — 11 Tischformen, 24 Bereiche, 11 Status und eine Live-Ansicht, welcher Tisch eine offene Rechnung hat.
• Personalsteuerung — 23 Rollen aus der Gastronomie und 62 Berechtigungen. Ein Läufer sieht den Läufer-Bildschirm und nicht deine Gewinnauswertung. Anmeldung per sechsstelliger PIN.
• Allergene — 15 Felder pro Produkt, damit sind die 14 EU-Allergene abgedeckt. Die Angabe wandert auf die Bestellzeile und auf den Beleg.
• Lager und Einkauf — Bestände, Lieferanten, Rechnungen, Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten.
• Auswertungen — Umsatz, Renner, Penner, Trends, Zusatzverkaufsquoten und Gäste-Statistiken zur Speisekarte. Jeder Bericht als PDF.
• Beliebig viele Standorte und Mitarbeiter. Gleicher Preis: null.

Die ehrlichen Grenzen. Tabres hat keinen Offline-Modus, du brauchst also Internet. Die Verfügbarkeit der Kassen-Seite hängt von den lokalen Vorschriften ab — klär für Deutschland vor dem Start schriftlich, wie die TSE-Anbindung in deinem Setup läuft und lass es deinen Steuerberater bestätigen. Bezahlen kannst du am Ende nur zusätzliche KI-Credits, und auch nur, wenn du KI-Funktionen nutzt.

Passt für: Cafés, Restaurants, Bars und Gruppen mit mehreren Standorten, die ein vollständiges System ohne Rechnung wollen.

2. SumUp — die einfachste kostenlose Kassen-App

SumUp hat als Kartenleser angefangen und ist heute in Deutschland extrem verbreitet. Die Kassen-App kostet nichts, den Leser kaufst du einmal für rund 40 bis 100 €.

• Die App ist kostenlos, Einrichtung dauert einen Nachmittag.
• Du zahlst pro Kartenzahlung, üblich sind rund 1,4 bis 1,9 % vor Ort. Prüf die aktuelle Preisseite.
• Für Deutschland wichtig: Die TSE gibt es als kostenpflichtige Erweiterung, nicht im Gratis-Paket. Lass dir vor dem Kauf schriftlich geben, welches Paket TSE, DSFinV-K-Export und Belegausgabe abdeckt.
• Der Funktionsumfang ist bewusst schlank. Für echten Tischservice mit Gängen und geteilten Rechnungen wird es schnell eng.

Rechne kurz nach: Bei 30.000 € Kartenumsatz im Monat sind 1,7 % rund 510 € — deutlich mehr als jedes Abo. Bei einem kleinen Betrieb mit wenig Kartenumsatz ist das Verhältnis dagegen sehr gut.

Passt für: Foodtrucks, Bäckereien, Kioske und kleine Cafés mit Thekenverkauf.

3. Square für Restaurants — kostenlose Software mit guter Hardware

Square ist auch in Deutschland verfügbar, und der kostenlose Restaurant-Tarif ist wirklich brauchbar. Du bekommst die Kassen-App, eine einfache Speisekartenverwaltung und eine Einrichtung, die ein Neueinsteiger an einem Nachmittag versteht.

• Der Software-Tarif kostet nichts, die App läuft auf Square-Hardware oder einem iPad.
• Verdient wird an der Kartenzahlung. Rechne vor Ort mit etwa 1,75 % pro Zahlung, online liegt es höher. Schau auf die aktuelle Preisseite.
• Erweiterte Auswertungen, Küchendisplays und Funktionen für mehrere Standorte stecken in den Bezahltarifen.
• Fiskalisierung für Deutschland wird unterstützt. Frag trotzdem konkret nach TSE-Modell, DSFinV-K-Export und ELSTER-Angaben für dein Setup.

Passt für: kleine Cafés und Restaurants mit einem Standort, die Hardware und Software aus einer Hand wollen.

4. helloCash — der Anbieter aus dem DACH-Raum

helloCash kommt aus Österreich und ist in Deutschland und Österreich gut vertreten. Der große Vorteil gegenüber US-Anbietern: Das System ist von Anfang an für den deutschsprachigen Markt und dessen Vorschriften gebaut.

• Es gibt einen dauerhaft kostenlosen Tarif für den einfachen Kassenbetrieb mit Belegen.
• Es läuft im Browser, du brauchst also keine bestimmte Hardware.
• Deutschsprachiger Support und eine Oberfläche, die die hiesigen Begriffe kennt.
• Der Haken: Die TSE-Anbindung und die weitergehenden Funktionen stecken in den Bezahltarifen, nicht im Gratis-Tarif. Frag vor dem Start schriftlich ab, welches Paket du für einen gesetzeskonformen Betrieb wirklich brauchst.

Passt für: kleine Betriebe, die deutschsprachigen Support wollen und bereit sind, für die TSE einen kleinen Betrag zu zahlen.

5. Loyverse — kostenlos für den ganz kleinen Betrieb, mit einem Vorbehalt

Loyverse ist bei winzigen Cafés, Foodtrucks und Bäckereien international beliebt, und das aus gutem Grund: Die Kassen-App ist dauerhaft kostenlos, auf beliebig vielen Geräten.

• Umsätze, Belege, einfache Bestandsführung und ein schlichtes Treueprogramm sind kostenlos dabei.
• Es funktioniert mit Kartenlesern verschiedener Anbieter, du bist also nicht an einen Zahlungsdienstleister gebunden.
• Der übliche Haken: Personalverwaltung und erweitertes Lager sind Zusatzmodule, meist ein paar Euro pro Mitarbeiter oder Standort im Monat.
• Der entscheidende Vorbehalt für Deutschland: Loyverse bietet keine eigene deutsche TSE-Lösung an. Ohne zertifizierte TSE darfst du es hier nicht als Hauptkasse betreiben. Wenn du es einsetzen willst, kläre die Fiskalisierung vorher mit deinem Steuerberater — sonst wird aus einem kostenlosen System ein teures Problem.

Passt für: Betriebe im Ausland oder als Nebenkasse. In Deutschland nur mit sauber geklärter TSE-Lösung.

Warum Toast hier nicht auftaucht

Auf englischsprachigen Listen steht bei kostenlosen Kassensystemen fast immer Toast ganz oben, oft mit dem "Starter Kit". Für dich ist das keine Option: Toast ist in Deutschland nicht verfügbar. Eine Liste, die es empfiehlt, wurde nicht für den deutschen Markt geschrieben.

Wenn kostenlos an seine Grenzen kommt und du ein System mit vollem Support und fertiger Fiskalisierung willst, schau dir aus dem DACH-Raum Lightspeed Restaurant (dahinter steckt das Berliner Gastrofix), orderbird (Berlin, läuft auf dem iPad) und ready2order (Wien) an. Alle drei kosten Geld — wir haben sie in den Top 5 Kassensystemen für die Gastronomie im Detail verglichen.

Vergleich auf einen Blick

Preise und Konditionen ändern sich häufig. Schau vor der Entscheidung auf die aktuelle Preisseite des Anbieters.

In 10 Minuten zum passenden kostenlosen Kassensystem

Sechs Fragen. Sie kürzen die Liste schnell zusammen.

1. Wie läuft die TSE, und was kostet sie? In Deutschland ist das die erste Frage, nicht die letzte. Lass dir die Antwort schriftlich geben.
2. Läuft die Kartenzahlung über den Anbieter? Dann ist der Prozentsatz dein echter Preis. Multiplizier ihn mit deinem monatlichen Kartenumsatz.
3. Wie viele Leute arbeiten damit? Preise pro Mitarbeiter sind die häufigste Falle in Gratis-Tarifen.
4. Brauche ich Tische und Gänge oder nur eine Theke? Theken-Apps werden unangenehm, sobald du einen Gastraum bedienst.
5. Kommt ein zweiter Standort? Gebühren pro Standort summieren sich schnell — und Probleme bei Kassensystemen mit mehreren Standorten fangen meistens beim Preis an, nicht bei der Software.
6. Was passiert, wenn ich gehe? Frag nach Kündigungsfristen und danach, ob du deine eigenen Daten vollständig exportieren kannst. Schriftlich.

Trends bei kostenlosen Kassensystemen 2026

• Zwei Steuersätze sind Alltag geworden. Seit dem 1.1.2026 gelten in der Gastronomie 7 % auf Speisen und 19 % auf Getränke. Dein System muss beide Sätze pro Artikel sauber trennen — testet das in der Demo mit einem gemischten Tisch.
• QR-Bestellung ist Standard, nicht Luxus. Gäste scannen, schauen, bestellen. Wenn dein Kassensystem keine QR-Speisekarte mitbringt, zahlst du zweimal für dieselbe Aufgabe.
• Eigene Geräte statt gemieteter Hardware. Moderne Systeme laufen im Browser auf Tablets, die du schon hast. Fest verdrahtete Hardware ist ein Warnzeichen.
• Kartendaten schlagen Kassendaten. Zu wissen, welches Gericht Gäste angesehen und übersprungen haben, ist mehr wert als noch eine Umsatzgrafik.
• Provisionsmüdigkeit ist real. Nach Jahren mit Lieferplattformen, die mitverdienen, schauen Wirte inzwischen zuerst auf den Prozentsatz und erst danach auf die Funktionsliste.

Häufige Fragen

Gibt es wirklich ein komplett kostenloses Kassensystem für die Gastronomie? Ja. Tabres ist kostenlos, ohne Abo, ohne Gebühr pro Standort und ohne Umsatzbeteiligung. Die meisten anderen "kostenlosen" Systeme verdienen stattdessen an der Kartenzahlung oder an Zusatzmodulen. Die TSE musst du in Deutschland in jedem Fall gesondert klären.

Darf ich in Deutschland ohne TSE kassieren? Nein, sobald du ein elektronisches Kassensystem einsetzt. § 146a AO verlangt eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Eine offene Ladenkasse ohne Elektronik ist weiterhin erlaubt, bringt dafür aber andere Aufzeichnungspflichten mit sich. Sprich das mit deinem Steuerberater durch.

Muss ich meine Kasse beim Finanzamt melden? Ja. Seit dem 1.1.2025 sind elektronische Kassen mit TSE über ELSTER zu melden (§ 146a Abs. 4 AO), neue Systeme innerhalb eines Monats nach Anschaffung. Frag deinen Anbieter, ob er dir die nötigen Angaben zusammenstellt.

Kann ein kostenloses Kassensystem Tischservice? Manche schon. Tabres und Square können Tische, Gänge und geteilte Rechnungen. SumUp, helloCash und Loyverse sind eher für den Thekenverkauf gebaut.

Funktionieren kostenlose Kassensysteme offline? Meist nicht. Cloud-Systeme, Tabres eingeschlossen, brauchen Internet, um Bestellungen zwischen Geräten in Echtzeit abzugleichen. Frag jeden Anbieter direkt, bevor du dich darauf verlässt.

Ist eine kostenlose Kasse für einen vollen Betrieb sicher genug? Preis und Qualität sind nicht dasselbe. Beurteile ein System nach Geschwindigkeit, Stabilität, Rechteverwaltung und Support am Samstagabend — nicht nach der Höhe der Rechnung.

Und was ist mit der Speisekarte? Die ist eine eigene Aufgabe. Unser Vergleich der kostenlosen QR-Menü-Generatoren geht auf die Pflichtangaben ein, die in Deutschland auf eine digitale Karte gehören.

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Am Ende bleibt eine einfache Rechnung. Ein Kassensystem nimmt eine Bestellung auf, druckt einen Beleg und zählt deinen Tag zusammen. Diese Technik ist Jahrzehnte alt. 200 € im Monat dafür sind 2026 eine Gewohnheit, keine Notwendigkeit.

Nimm das kostenlose System, das zu deiner Arbeitsweise passt — Theke oder Tische, ein Standort oder fünf — und klär die TSE sauber, bevor du live gehst. Das gesparte Geld steckst du in bessere Zutaten. Willst du das komplette Paket ohne Rechnung, ist Tabres kostenlos — und bleibt es.