Kennzahlen Gastronomie: die 10 Zahlen für Montagmorgen (2026)

Ein Restaurant, das seine Primärkosten bei 60 % hält, verdient Geld. Dasselbe Restaurant bei 70 % stirbt leise vor sich hin. Diese zehn Punkte Unterschied stehen Monate vorher in deinen Wochenzahlen — lange bevor sie auf dem Bankkonto ankommen.

Genau dafür ist der Montagmorgen da. Hier sind die 10 Kennzahlen, die 15 Minuten pro Woche wert sind: Nettoumsatz, Gästezahl, Durchschnittsbon, Wareneinsatzquote, Personalkostenquote, Primärkosten, Umsatz je Personalstunde, Rabatte und Storni, Verkaufsmix und Kanalmarge. Wenn du dir nur eine davon anschaust, dann die Primärkosten — Wareneinsatz plus Personal, gemessen am Nettoumsatz. Keine andere Zahl sagt den Gewinn so zuverlässig voraus.

Monatlich ist zu spät. Wenn du einen schlechten Monat erkennst, hast du ihn schon gelebt. Ein Wochenrhythmus gibt dir drei oder vier Chancen, dasselbe Problem zu reparieren, bevor es das Quartal frisst. Also: Kaffee einschenken, die Zahlen der letzten Woche aufmachen, los geht's.

Die wichtigste Regel zuerst: alle Quoten rechnest du netto

Das ist der Fehler Nummer eins in deutschen Gastrobetrieben, und er kostet Leute jedes Jahr echtes Geld: alle Quoten rechnest du vom Nettoumsatz, also ohne Umsatzsteuer. Wer seine Wareneinsatzquote vom Bruttoumsatz rechnet, schönt sich das Ergebnis — und merkt erst bei der BWA, dass die schöne Zahl nie existiert hat.

Die Steuersätze, mit denen du 2026 rechnest:

• 7 % auf Speisen — in jedem Kanal. Seit dem 1.1.2026 gilt der ermäßigte Satz im Haus, außer Haus, bei Lieferung und im Catering. Die alte Frage "hier essen oder mitnehmen?" ist steuerlich erledigt.
• 19 % auf Getränke — egal ob im Haus, außer Haus oder geliefert, egal ob mit Alkohol.
• Eine Ausnahme, die du kennen solltest: Milch und Milchmischgetränke ab 75 % Milchanteil sind außer Haus 7 %, im Haus 19 %. Der Latte-to-go-Sonderfall.

Bei gemischten Umsätzen musst du die Sätze getrennt herausrechnen, sonst stimmt keine deiner Quoten. Einmal die Rechnung, dann siehst du warum.

Ein Samstag, 4.280 € auf dem Z-Bon. Davon 3.210 € Speisen und 1.070 € Getränke. Der Wareneinsatz des Tages liegt bei 1.220 €.

Fast drei Punkte Unterschied. Das ist genau der Abstand zwischen "läuft doch" und "ich muss an die Karte ran".

Und nein, du kannst nicht einfach alles durch 1,07 teilen. Dann kämst du auf 4.000 € Nettoumsatz und 30,5 % — auch falsch, nur weniger auffällig. Die beiden Steuersätze müssen getrennt raus. Deine Kasse kann das; sie muss die Umsätze ohnehin nach Steuersätzen trennen. Wenn deine Auswertung nur eine einzige Umsatzzeile zeigt, ist das dein erstes Montagsprojekt.

Kleine Betriebe unter der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG (25.000 € Vorjahr, 100.000 € laufendes Jahr) weisen keine Umsatzsteuer aus. Dann sind brutto und netto beim Umsatz dasselbe — beim Einkauf aber nicht, denn Vorsteuer ziehst du auch keine ab. Deine Wareneinsatzquote fällt dadurch automatisch höher aus als die deiner Nachbarn. Das ist kein Fehler, das ist die Regelung.

Die 10 Kennzahlen auf einen Blick

Diese Tabelle gehört ausgedruckt neben die Bürotür. Und jetzt zu jeder einzelnen Zahl.

1. Nettoumsatz statt Bruttoumsatz

Der Bruttoumsatz schmeichelt dir. Der Nettoumsatz bezahlt dich.

Brutto ist alles, was durch die Kasse gelaufen ist. Netto ist das, was nach Umsatzsteuer, Rabatten und Gutschriften übrig bleibt — Geld, das du nie wirklich hattest, taucht darin gar nicht erst auf. Zwei Wochen können denselben Bruttoumsatz zeigen, während eine davon 1.400 € weniger einbringt, weil jemand 20 % Nachlass verteilt hat wie Bonbons.

Deine Montagsaufgabe: vergleiche den Nettoumsatz mit der Vorwoche und mit derselben Woche im Vorjahr. Die Vorwoche zeigt Probleme. Das Vorjahr zeigt Saison — damit du im August nicht in Panik verfällst, obwohl der halbe Stadtteil im Urlaub ist.

Eine Falle: Wenn bei dir über Mitternacht hinaus serviert wird, muss deine Auswertung mit einem Geschäftstag arbeiten, nicht mit dem Kalendertag. Sonst landet der Umsatz von Freitag 1 Uhr auf dem Samstag, und jeder Wochenvergleich lügt. Wichtig dabei: die TSE stempelt immer die echte Uhrzeit. Ein Geschäftstag bis 4 Uhr ist reine Auswertungssache und nie eine Änderung am Beleg. Mehr dazu hier: warum dein Nachtumsatz auf dem falschen Tag landet.

2. Gästezahl, Sitzplatzauslastung und Umschlagshäufigkeit

Steigender Umsatz ist eine gute Nachricht. Aber warum er gestiegen ist, entscheidet, was du als Nächstes tust.

Mehr Gäste heißt: Lage, Ruf oder Marketing funktionieren. Gleich viele Gäste, die mehr ausgeben, heißt: Karte und Team funktionieren. Weniger Gäste, versteckt hinter einer Preiserhöhung, ist ein langsames Leck mit frischem Anstrich.

Zwei Zahlen, die in Deutschland zum Gästezähler gehören:

• Sitzplatzauslastung — besetzte Plätze geteilt durch vorhandene Plätze.
• Umschlagshäufigkeit (auch Sitzplatzumschlag) — Gäste geteilt durch Sitzplätze pro Service. 60 Plätze und 132 Gäste am Samstagabend sind 2,2 Umschläge.

Grobe Hausnummern: mittags 1 bis 1,5 Umschläge, abends 1,5 bis 2,5. Ein Bistro mit schnellem Mittagsgeschäft schafft mehr, ein Fine-Dining-Betrieb mit einem einzigen Abendtisch pro Platz weniger — und verdient trotzdem gut. Vergleiche dich deshalb mit dir selbst, nicht mit einer Statistik.

Deine Montagsaufgabe: Gästezahl direkt neben den Nettoumsatz stellen. Wenn der Umsatz steigt und die Gäste weniger werden, hast du die Preise in einen leerer werdenden Raum hinein erhöht. Das funktioniert eine Weile. Dann nicht mehr.

3. Durchschnittsbon

Der Durchschnittsbon ist der Nettoumsatz geteilt durch die Zahl der Rechnungen. Er ist der schnellste Hebel, den du hast, weil er keinen einzigen neuen Gast braucht.

Heb einen Durchschnittsbon von 28 € um 2 € an, bei 250 Rechnungen pro Woche — das sind 26.000 € mehr im Jahr. Gleiche Miete, gleiches Team, gleiche Gäste. Nur bessere Gespräche am Tisch und eine Karte, die den nächsten Schritt vorschlägt.

Auch hier: netto rechnen. Wenn du den Bon brutto nimmst und ihn mit dem Wareneinsatz vergleichst, vergleichst du zwei verschiedene Welten.

Und verwechsle den Durchschnittsbon nicht mit dem Pro-Kopf-Umsatz. Der Bon ist pro Rechnung, der Pro-Kopf-Umsatz pro Gast. Bei Tischen mit vier Leuten und einer gemeinsamen Rechnung sind das völlig verschiedene Zahlen. Für Zusatzverkäufe ist der Pro-Kopf-Umsatz oft der ehrlichere Maßstab.

Deine Montagsaufgabe: den Durchschnittsbon nach Schicht auswerten, nicht nur insgesamt. Mittag, Abend und Wochenendbrunch verhalten sich wie drei verschiedene Betriebe. Und schau ihn dir je Kellner an — zwischen deiner besten und deiner schwächsten Kellnerin liegen meist 15 % oder mehr. Das ist ein Trainingsthema, kein Charakterthema.

Ganz viele praktische Wege dahin: wie du deinen Durchschnittsbon erhöhst.

4. Wareneinsatzquote

Anfangsbestand nehmen, Einkauf dazu, Endbestand abziehen. Das ist, was du wirklich verbraucht hast. Geteilt durch den Nettoumsatz.

Der häufigste Fehler dabei ist nicht die Steuer, sondern die Inventur: Viele rechnen einfach die Lieferantenrechnungen der Woche zusammen und nennen das Wareneinsatz. Das ist Einkauf, nicht Wareneinsatz. Ohne Anfangs- und Endbestand ist die Zahl Zufall — eine große Metro-Lieferung am Freitag macht dir die Woche kaputt, obwohl im Lager alles in Ordnung ist.

Deutsche Richtwerte, als Spanne und nicht als Gesetz:

• Küche: 28–33 % vom Nettoumsatz der Speisen. Pizza und Systemgastronomie liegen darunter, Steak und Fisch darüber.
• Getränke: 18–25 % vom Nettoumsatz der Getränke. Offene Getränke besser, Flaschenwein deutlich schlechter.

Rechne die beiden getrennt. Eine gemeinsame Quote von 27 % kann eine gesunde Küche mit einer katastrophalen Bar verstecken — und umgekehrt.

Eine Wochenzahl ist nur dann brauchbar, wenn sie echt ist. Heißt: zählen, mindestens die 15 teuersten Positionen. Eine Monatsinventur sagt dir, dass es ein Problem gab. Eine Wocheninventur sagt dir, in welcher Woche es angefangen hat.

Deine Montagsaufgabe: Wenn die Quote um mehr als 2 Punkte gesprungen ist, prüfe drei Dinge, in dieser Reihenfolge — Preiserhöhungen beim Lieferanten, Portionen, die aus dem Ruder laufen, und Verderb. Fast immer ist es eins davon.

Der komplette Rechenweg steht hier: Wareneinsatz berechnen.

5. Personalkostenquote

Sämtliche Personalkosten geteilt durch den Nettoumsatz. Die meisten deutschen Gastrobetriebe landen zwischen 30 % und 35 %.

Wichtig ist das Wort "sämtliche". Personalkosten liegen mit Lohnnebenkosten rund 20 bis 25 % über dem Bruttolohn — Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Umlagen U1, U2 und U3, der Beitrag zur Berufsgenossenschaft (BGN), dazu bezahlter Urlaub und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Was das konkret heißt, mit dem Mindestlohn von 13,90 € (Stand 2026):

Wenn du mit dem reinen Bruttolohn rechnest, ist deine Personalkostenquote systematisch 5 bis 6 Punkte zu niedrig. Du glaubst, du liegst bei 28 %, und liegst tatsächlich bei 34 %.

Auch Minijobs sind nicht der Schnäppchentrick, für den sie viele halten: bis 603 € im Monat (Stand 2026) fallen für dich als Arbeitgeber grob 30 % Pauschalabgaben obendrauf.

Und rechne mit den geleisteten Stunden. Pausen sind in Deutschland unbezahlt — nach dem Arbeitszeitgesetz 30 Minuten ab 6 Stunden und 45 Minuten ab 9 Stunden. Wer die Pause mitzahlt, obwohl sie genommen wurde, verschenkt jede Woche Geld und weiß nicht warum.

Die Zahl selbst sagt weniger als der Grund dahinter. 34 % in einer ruhigen Woche heißt: zu viele Leute im Dienstplan. 34 % in deiner stärksten Woche heißt: zu wenige Leute, und du bezahlst Überstunden, um durchzukommen.

Deine Montagsaufgabe: Personalkosten nach Tag anschauen, nicht nach Woche. Ein schlecht geplanter Dienstag kann der ganzen Woche zwei Punkte aufdrücken, und die Korrektur dauert fünf Minuten.

6. Primärkosten und Rohertrag — die Zahl, die den Gewinn vorhersagt

Primärkosten sind Wareneinsatz plus Getränkeeinsatz plus komplette Personalkosten, geteilt durch den Nettoumsatz. Im Englischen heißt das "Prime Cost", und es ist die nützlichste Einzelzahl im ganzen Betrieb. Die meisten Inhaber haben sie noch nie ausgerechnet.

Warum ausgerechnet diese beiden Blöcke? Weil sie deine größten Kosten sind und die einzigen, die du wirklich steuern kannst. Miete steht fest. Versicherung steht fest. Ware und Personal bewegen sich jede Woche — und sie bewegen sich zusammen.

Die grobe Landkarte:

• 58–62 % — klassische Vollgastronomie, gesund. Da bleibt Platz für Pacht, Energie, Marketing und Gewinn.
• 62–68 % — machbar für Systemgastronomie und Cafés mit weniger Personalbedarf.
• über 68 % — da muss sich jetzt etwas ändern, nicht nächstes Quartal.

Daneben lohnt sich der Rohertrag: Nettoumsatz minus Wareneinsatz. In Prozent ist das schlicht 100 % minus deine Wareneinsatzquote. Ziehst du zusätzlich die variablen Personalkosten ab, bist du beim Deckungsbeitrag — dem Betrag, mit dem ein Gericht deine Fixkosten mitträgt. Genau diese Zahl brauchst du später bei der Speisekarte und bei der Lieferung.

So sieht die deutsche Faustformel für 100 % Nettoumsatz aus:

Ein Hinweis zum Lesen: Die beiden Wareneinsatz-Zeilen beziehen sich jeweils auf ihren eigenen Umsatz — Küche auf den Speisenumsatz, Getränke auf den Getränkeumsatz. Deshalb addiert sich die Tabelle nicht sauber auf 100 %. Sie ist als Prüfliste gedacht, nicht als Bilanz.

Mehr als 5 bis 12 % Gewinn vor Steuern sind in der Gastronomie selten. Das ist das ganze Spiel: ein paar Punkte Primärkosten entscheiden über ein gutes Jahr oder die Schließung.

Deine Montagsaufgabe: eine einzige Zahl ausrechnen, aufs Whiteboard schreiben, und zwar so, dass Küchenchef und Schichtleitung sie sehen. Geteilte Zahlen verändern Verhalten schneller als jede Ansprache.

7. Umsatz je Personalstunde

Nettoumsatz geteilt durch die geleisteten Stunden. Diese Kennzahl beantwortet die Frage, die die Personalkostenquote offen lässt: Ist jede einzelne Arbeitsstunde eigentlich produktiv?

Die Quote kann nämlich prima aussehen, während dein Team am Dienstag Däumchen dreht und am Freitag untergeht. Der Umsatz je Personalstunde zeigt genau das, Stunde für Stunde.

Deine Montagsaufgabe: finde die zwei schwächsten Stunden der Woche. Dort ändert sich der Dienstplan. Die dritte Frühschicht streichen, den Spätdienst eine Stunde später starten, oder Vorbereitung in das tote Fenster legen. Jage hier keinen Branchenwert — jage deinen eigenen Trend, denn Konzept und Lohnniveau verschieben diese Zahl massiv.

8. Rabatte, Storni und Gutschriften

Das ist deine Integritäts-Kennzahl. Und die, die niemand gern aufruft.

Zähl jeden Rabatt, jede Bewirtung aufs Haus und jeden Storno zusammen und teile durch den Bruttoumsatz. Zusammen sollten die unter 2 % liegen. Bei 6 % machst du keine Aktion mehr, sondern hast ein Leck.

Deine Montagsaufgabe: nicht nur die Summe lesen. Lies sie nach Mitarbeiter und nach Grund. Muster fallen sofort auf: eine Kellnerin, die pro Schicht drei Desserts storniert, oder elf Storni nach der Zahlung an ein und demselben Terminal. Das meiste davon ist Schlamperei, manches nicht, und beides kostet gleich viel.

Mach einen Pflichtgrund bei jedem Rabatt und jedem Storno zur Regel. Das allein halbiert die Zahl meist, weil Menschen sich anders verhalten, wenn ihr Name daran hängt. Praktischer Nebeneffekt: die Begründung brauchst du in Deutschland ohnehin — dazu gleich mehr.

9. Verkaufsmix — deine Top 5 und Flop 5

Jeden Montag die fünf meistverkauften und die fünf am seltensten verkauften Gerichte ziehen.

Deine Top 5 sagen dir, was du schützen musst: nie ausverkauft, nie in der Qualität nachlassen, nie unten auf der Karte verstecken. Deine Flop 5 sind totes Gewicht — sie brauchen trotzdem Lagerplatz, Vorbereitung, Einarbeitung und Platz auf der Karte.

Deine Montagsaufgabe: für jedes der fünf schwachen Gerichte eine von drei Entscheidungen treffen. Neu bepreisen, neu beschreiben und nach oben ziehen, oder streichen. Eine Karte, die nie kürzer wird, wird immer langsamer und immer teurer.

Schau dir dabei auch die Beilagen- und Zusatzquote an: wie oft nehmen Gäste den extra Espresso, die Sauce, die größere Beilage? Das ist fast reine Marge, und eine niedrige Quote ist eine Trainingslücke, keine Geschmacksfrage.

Und denk beim Umschreiben der Karte an die deutschen Pflichtangaben, sonst wird aus der Optimierung eine Abmahnung: Endpreise inklusive Umsatzsteuer nach § 3 PAngV, die 14 Allergene nach LMIV, die Zusatzstoff-Fußnoten und der Bezeichnungsschutz. Ein "Wiener Schnitzel" ist in Deutschland immer Kalb — vom Schwein heißt es "Schnitzel Wiener Art".

10. Kanalmarge: im Haus, außer Haus, Lieferung

Nicht jeder Umsatz ist gleich viel wert. Eine Rechnung über 40 € im Haus und eine Lieferbestellung über 40 € können sich um mehr als 11 € unterscheiden — bei dem, was am Ende bei dir bleibt.

Rechne jeden Kanal einzeln: Nettoumsatz, minus Wareneinsatz, minus Verpackung, minus Provision. Die Provisionen der Plattformen liegen in Deutschland grob bei 13 bis 30 % plus Umsatzsteuer. Marktführer ist Lieferando, dazu kommen Uber Eats und Wolt in größeren Städten.

Eine Bestellung über 40 €, reine Speisen, 25 % Provision:

11,40 € Unterschied bei gleichem Aufwand in der Küche. Dazu kommt der stille Killer: über die Plattform bestellt fast niemand Getränke — und Getränke sind mit 18 bis 25 % Wareneinsatz genau der Deckungsbeitrag, der dein Haus trägt.

Deine Montagsaufgabe: prüfen, ob die Lieferung letzte Woche gewachsen ist. Wenn sie gewachsen ist und der Gewinn nicht, hast du härter für jemand anderen gearbeitet. Die ganze Rechnung steht hier: die echte Rechnung hinter den Lieferplattformen.

Der Montags-Abgleich mit der Kasse

Diesen Teil hat kein englischer Ratgeber, und in Deutschland ist er der wichtigste. Zehn Minuten Kassenabgleich am Montag ersparen dir bei der nächsten Prüfung ein sehr unangenehmes Gespräch.

Z-Bon und Tageslosung gegen das Kassenbuch. Für jeden Tag der Vorwoche: Liegt der Z-Bon vor? Stimmt die Tageslosung mit dem Kassenbuch überein? Passen die Kartenumsätze zu den Eingängen auf dem Bankkonto? Drei Häkchen pro Tag, mehr ist es nicht — aber es muss jede Woche passieren, denn nach sechs Wochen weiß niemand mehr, was an einem Dienstagabend los war.

Storni und Rabatte der Woche durchsehen. In Deutschland ist das leichter als anderswo, weil die Kasse sowieso alles mitschreiben muss: Nach § 146a AO braucht jede elektronische Kasse eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), und nach den GoBD gelten Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Einzelaufzeichnung. Jeder Storno, jeder Rabatt, jede Änderung ist protokolliert und einzeln einsehbar. Löschen ist nie erlaubt. Nutze das: Die Liste liegt fertig da, du musst sie nur einmal pro Woche lesen.

Achte besonders auf Storni nach der Zahlung. Storni vor dem Bon sind normaler Betrieb — falsch getippt, Gast hat es sich anders überlegt. Storni nach der Zahlung sind das Warnsignal.

Die Kassendifferenz ist eine eigene Kennzahl. Zählbestand minus Soll laut Kasse, jeden Tag, notiert im Zählprotokoll. Ein paar Euro hin oder her sind normal. Ein Muster ist es nicht — immer dieselbe Schicht, immer dieselbe Richtung, das schaust du dir an. Und dreh Differenzen niemals glatt. Sie gehören dokumentiert, nicht wegkorrigiert. Ein Kassenbuch, das monatelang auf den Cent aufgeht, fällt in der Prüfung eher auf als eines mit ehrlichen 3,40 € Minus.

Der Grund für die Sorgfalt heißt Kassennachschau nach § 146b AO: unangekündigt, mitten im Service. Wenn dein Montagsordner sauber ist, ist das ein Termin. Wenn nicht, ist es ein Drama. Halte den DSFinV-K-Export und deine Verfahrensdokumentation griffbereit, und denk daran, dass elektronische Kassen nach § 146a Abs. 4 AO über ELSTER gemeldet werden müssen.

Wenn deine Kasse die Leistung je Kellner auswertet

Umsatz je Kellner, Bons pro Schicht, Storni pro Person — die Auswertungen sind extrem nützlich. Sie sind aber auch mitbestimmungspflichtig.

• § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Der Betriebsrat bestimmt bei jeder technischen Einrichtung mit, die Verhalten oder Leistung überwachen kann. Kellner-Statistiken und Kassen-PINs fallen darunter — es reicht, dass die Auswertung möglich ist. Ab fünf ständigen wahlberechtigten Beschäftigten kann ein Betriebsrat gewählt werden.
• § 26 BDSG und Art. 5 und 6 DSGVO: Datenminimierung, Zweckbindung, Löschfristen. Werte aus, was du für Dienstplan und Training brauchst — nicht alles, was technisch geht.

Praktisch heißt das: Nutze die Zahlen im Vier-Augen-Gespräch, nicht als Aushang im Personalraum. Und noch etwas: Ein geteilter Login ist in Deutschland nicht nur unsicher, er bricht auch die Einzelaufzeichnungspflicht. Jede Person braucht ihre eigene Anmeldung.

Die BWA vom Steuerberater

Die betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA, ist die deutsche Antwort auf das, was im Englischen "monthly P&L" heißt. Dein Steuerberater erstellt sie aus der laufenden Buchhaltung, meist als DATEV-Standard-BWA.

Was drinsteht:

• Umsatzerlöse, getrennt nach Steuersätzen — Speisen zu 7 %, Getränke zu 19 %
• Wareneinsatz und daraus der Rohertrag
• Personalkosten inklusive Nebenkosten
• Raumkosten, Energie, Versicherungen, Werbung, sonstige Kosten
• ein vorläufiges Ergebnis, meist mit Vergleich zum Vormonat und zum Vorjahr

Die BWA rechnet netto. Genau deshalb steht die Netto-Regel ganz oben in diesem Artikel: Wenn deine Montagsquoten brutto gerechnet sind, passen sie nie zur BWA. Dann diskutierst du jeden Monat mit deinem Steuerberater über Zahlen, die gar nicht vergleichbar sind, und beide haben recht.

Warum sie erst Mitte des Folgemonats kommt. Du gibst Belege, Kassenberichte, Bankauszüge und den DSFinV-K-Export ab, die Kanzlei bucht, die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist am 10. des Folgemonats fällig — mit Dauerfristverlängerung sogar erst einen Monat später. Realistisch hältst du die August-BWA also um den 15. September in der Hand. Für den Umsatz vom 3. August erfährst du die Wahrheit sechs Wochen später.

Und genau deshalb schaust du montags trotzdem selbst in die Kasse. Die BWA ist genau, aber langsam. Deine Kasse ist ungenau, aber sofort. Für eine Kurskorrektur brauchst du "ungefähr richtig heute", nicht "exakt richtig in sechs Wochen". Die BWA ist der Rückspiegel, deine Wochenzahlen sind die Windschutzscheibe.

Was das kostet: Ein Steuerberater für einen Gastrobetrieb liegt grob bei 300 bis 900 € im Monat, je nach Belegmenge und Umfang. Lohnbuchhaltung wird meist zusätzlich pro Mitarbeiter abgerechnet. Das ist Verhandlungssache und hängt stark davon ab, wie sauber du vorbereitest — wer die Belege digital und sortiert liefert, zahlt am unteren Ende.

Zwei Bitten an deinen Berater, die nichts extra kosten und die BWA erst brauchbar machen: Vorjahresvergleich mit ausgeben lassen, und Speisen- und Getränkeumsatz sowie den jeweiligen Wareneinsatz auf getrennte Konten buchen. Ob die Kanzlei mit SKR 03 oder SKR 04 arbeitet, ist dabei egal. Wichtig ist nur, dass die BWA so gegliedert ist, wie du montags rechnest.

Die 15-Minuten-Routine am Montag

Gleiche Reihenfolge, gleiche Uhrzeit, jede Woche. Rituale schlagen gute Vorsätze.

1. Minute 1 bis 3. Nettoumsatz und Gästezahl gegen die Vorwoche und gegen dieselbe Woche im Vorjahr.
2. Minute 4 bis 6. Durchschnittsbon gesamt, dann je Schicht. Am Wochenende zusätzlich die Umschlagshäufigkeit.
3. Minute 7 bis 10. Wareneinsatzquote (Küche und Getränke getrennt), Personalkostenquote, Primärkosten. Primärkosten aufs Whiteboard.
4. Minute 11 bis 12. Rabatte, Storni und Kassendifferenz — nach Mitarbeiter und nach Grund. Z-Bons der Woche abhaken.
5. Minute 13 bis 14. Top 5 und Flop 5, dazu die Kanalmarge.
6. Minute 15. Eine Maßnahme für diese Woche festlegen. Nur eine. Und der Person sagen, die sie umsetzt.

Diese letzte Minute ist der ganze Sinn der Übung. Zehn Kennzahlen und null Entscheidungen sind nur teure Lektüre. Wenn du erst einmal verstehen willst, was in deinen Berichten überhaupt steht, fang hier an: wie du einen Umsatzbericht liest.

Fehler, die deine Kennzahlen wertlos machen

• Brutto und netto mischen. Der Klassiker. Entscheide dich einmal für netto und bleib für immer dabei. Gemischte Grundlagen erzeugen selbstbewussten Unsinn.
• Die Steuersätze nicht trennen. Alles durch 1,19 oder alles durch 1,07 zu teilen ist bequem und falsch. Speisen und Getränke werden einzeln herausgerechnet.
• Einkauf mit Wareneinsatz verwechseln. Ohne Anfangs- und Endbestand hast du keine Wareneinsatzquote, sondern eine Lieferantenrechnung.
• Personalkosten ohne Lohnnebenkosten rechnen. Fehlen die 20 bis 25 %, ist die Quote 5 bis 6 Punkte zu schön.
• 30 Zahlen verfolgen. Zehn, nach denen du handelst, schlagen dreißig, die du bewunderst. Alles andere ist Monatsarbeit.
• Kein Ziel neben der Zahl. "Wareneinsatz 34 %" heißt nichts. "Wareneinsatz 34 %, Ziel 31 %" heißt etwas.
• Nur die BWA lesen. Die BWA ist der Rückspiegel. Vier Wochenchecks geben dir vier Chancen, ein Problem zu beheben. Eine Monatsauswertung gibt dir einen Nachruf.
• Die Zahlen geheim halten. Ein Küchenchef, der den Wareneinsatz sieht, steuert den Wareneinsatz. Ein Küchenchef, der ihn nie sieht, kocht großzügig.

FAQ

Welche Kennzahl ist in der Gastronomie die wichtigste? Die Primärkosten: Wareneinsatz plus Getränkeeinsatz plus Personalkosten, geteilt durch den Nettoumsatz. Klassische Vollgastronomie zielt auf 58 bis 62 %. Über 68 % verschwindet der Gewinn, egal wie voll das Haus aussieht.

Rechne ich meine Quoten brutto oder netto? Immer netto, also ohne Umsatzsteuer. Seit dem 1.1.2026 gelten auf Speisen 7 % in jedem Kanal, auf Getränke 19 %. Bei gemischten Umsätzen rechnest du beide Sätze getrennt heraus. Brutto gerechnet sieht deine Wareneinsatzquote rund 2 bis 3 Punkte besser aus, als sie ist.

Was ist eine gute Wareneinsatzquote 2026? In der Küche 28 bis 33 % vom Nettoumsatz der Speisen, bei Getränken 18 bis 25 % vom Nettoumsatz der Getränke. Pizza und Systemgastronomie liegen darunter, Steak und Fisch darüber. Vergleiche dich mit deinen eigenen letzten vier Wochen, nicht mit einem fremden Konzept.

Wie oft sollte ich meine Kennzahlen prüfen? Diese zehn wöchentlich. Umsatz und Personal täglich. Die BWA monatlich mit dem Steuerberater. Wöchentlich ist der beste Kompromiss — oft genug zum Reparieren, selten genug, um ein echtes Muster zu erkennen.

Was ist der Unterschied zwischen Durchschnittsbon und Pro-Kopf-Umsatz? Der Durchschnittsbon ist der Nettoumsatz geteilt durch die Zahl der Rechnungen, der Pro-Kopf-Umsatz der Nettoumsatz geteilt durch die Zahl der Gäste. Bei Tischen mit gemeinsamer Rechnung liegen die beiden Zahlen weit auseinander.

Wie berechne ich den Umsatz je Personalstunde? Nettoumsatz eines Zeitraums geteilt durch die in diesem Zeitraum geleisteten Stunden. Unbezahlte Pausen zählen nicht mit. Mach es je Schicht, dann siehst du sofort, welche Stunden überbesetzt sind.

Ersetzt die BWA meine Wochenzahlen? Nein. Die BWA kommt erst Mitte des Folgemonats — für den August also um den 15. September. Sie ist genauer, aber sechs Wochen zu spät für eine Kurskorrektur. Die Wochenzahlen aus der Kasse steuern, die BWA bestätigt.

Brauchen kleine Cafés auch Kennzahlen? Ja, und sie profitieren am meisten, weil ein einzelnes Café das kleinste Polster hat. Primärkosten, Durchschnittsbon und Rabattquote reichen für den Anfang völlig. Zehn Minuten pro Woche genügen.

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Dafür brauchst du weder einen Datenanalysten noch ein schickes Dashboard. Du brauchst einen Montag, einen Kaffee und die Disziplin, eine Maßnahme aufzuschreiben, bevor du den Laptop zuklappst.

Fang diese Woche mit drei Zahlen an — Primärkosten, Durchschnittsbon und Rabattquote, alle drei netto gerechnet. Der Rest kommt dazu, wenn die drei sich automatisch anfühlen. Gastrobetriebe scheitern nicht daran, dass die Inhaber nicht rechnen können. Sie scheitern daran, dass sich montags nie jemand hingesetzt und hingeschaut hat.