Cómo fijar gastos de envío, pedido mínimo y zonas de reparto que den dinero (2026)
La mayoría de los restaurantes pone sus gastos de envío copiando a la pizzería de la esquina. Así acabas gastando 9 € en llevar 14 € de comida y llamándolo crecimiento.
Respuesta corta: calcula primero tu coste por reparto y lo demás sale solo. Suma tiempo del repartidor, kilómetros, envases y riesgo de devolución — la mayoría de los negocios independientes se queda entre 8 € y 11 € por reparto. Cobra unos gastos de envío que cubran del 40 % al 60 % de esa cifra (normalmente de 1,99 € a 4,99 €), pon tu pedido mínimo en (coste por reparto − envío + beneficio objetivo) ÷ margen bruto, y dibuja las zonas por tiempo de trayecto, no por distancia. Tres zonas, cada una con su envío y su mínimo. Nada que pase de 20 minutos, de puerta a puerta.
Esos tres números — envío, mínimo y zona — son todo el juego. Si los aciertas, el reparto se paga solo y encima te deja dinero. Si los fallas, tienes una empresa de mensajería que además regala comida.
Empieza por un número: tu coste por reparto
No puedes poner precio al reparto hasta que sepas lo que te cuesta uno solo. No el número de la app. El tuyo.
El coste por reparto es todo lo que el reparto añade y la sala no tiene. Así queda en un negocio independiente normal en 2026.
Si repartes con tu propio repartidor:
- Tiempo del repartidor — 20 minutos ida y vuelta a 14 €/hora con seguridad social incluida: 4,70 €
- Kilómetros — 8 km ida y vuelta a 0,26 € el kilómetro: 2,10 €
- Envases — caja con respiradero, bolsa, precinto, servilletas: 1,60 €
- Riesgo de devolución y de repetir el pedido — un 2 % sobre un pedido de 30 €: 0,60 €
- Coste por reparto: unos 9,00 €
Si usas un servicio de mensajería a demanda:
- Tarifa del mensajero, fija por entrega: 5,50 €
- Envases: 1,60 €
- Riesgo de devolución: 0,60 €
- Coste por reparto: unos 7,70 €
Dos cosas que comprobar antes de copiar estos números. Mira el importe por kilómetro que Hacienda considera exento — está en 0,26 € desde 2023 — porque es la forma más limpia de meter desgaste, combustible y seguro en una sola cifra. Y cronometra un viaje real un viernes a las 21:30, no un martes a las 11:00. Aparcar, esperar el ascensor y encontrar el portal cerrado suman cinco minutos cada uno, todas las veces.
Escribe tu número en la pared. Todo lo de abajo sale de ahí.
¿Cuánto deberías cobrar de gastos de envío?
La regla honesta es esta: tus gastos de envío deben cubrir del 40 % al 60 % de tu coste por reparto. El resto sale del margen de un pedido más grande.
¿Por qué no el 100 %? Porque un envío de 9 € no se vende. La gente está acostumbrada a ver de 1,99 € a 4,99 €, y bastante más que eso se lee como un castigo. No intentas cubrir el coste con el envío — intentas que el envío deje de ser un regalo.
Así que con un coste por reparto de 9,00 €, cobra 3,99 €. Estás absorbiendo 5,01 €, y el pedido tiene que devolvértelos. Casi siempre lo hace, y sin esfuerzo, mientras el pedido sea lo bastante grande. Para eso está el pedido mínimo.
Unas cuantas cosas que sí mueven la cifra:
- El envío gratis es un descuento al que se te olvidó ponerle nombre. Si nunca le darías 4 € de descuento a un cliente, tampoco le regales 4 € de gasolina.
- Sube el envío, no la comida — casi siempre. Un recargo del 10 % al 15 % en los precios de la carta de reparto es normal y la gente lo acepta. Pero esconder todo el coste del reparto en los precios hace que tu comida parezca cara al lado de tu propia carta de sala, y los clientes comparan.
- Cobra en números redondeados hacia abajo. 3,99 € funciona mejor que 4,00 € en casi todas las pruebas que se han hecho, y 3,95 € parece más barato que 3,99 € a más gente de la que crees.
- No apiles cargos. Gastos de envío más recargo por servicio más suplemento por pedido pequeño más bolsa es como se consigue una reseña de una estrella por un burrito de 6 €. Elige uno. Si ya tienes un recargo por servicio en sala, piénsatelo mucho antes de meterlo también en el reparto.
- Enséñalo pronto. La normativa de consumo en España obliga a mostrar el precio final, con impuestos y cargos obligatorios incluidos. Más allá de lo legal, un coste que aparece en la última pantalla es la primera causa de carritos abandonados. Ponlo en la página de la carta.
La fórmula del pedido mínimo
Esta es la palanca que más miedo da a los dueños, y es la que mejor paga.
Pedido mínimo = (Coste por reparto − Gastos de envío + Beneficio objetivo por reparto) ÷ Margen bruto %
Vamos con los números. Coste por reparto 9,00 €. Envío 3,99 €. Quieres que cada reparto te deje al menos 7 € de beneficio bruto después de pagarse a sí mismo. Tu coste de comida es del 30 %, así que tu margen bruto es del 70 %.
(9,00 € − 3,99 € + 7,00 €) ÷ 0,70 = 12,01 € ÷ 0,70 = 17,16 €
Redondea a 18 €, o a 20 € si te gustan los números limpios. Ese es tu suelo. Por debajo, estás trabajando por amor al arte.
Después haz la comprobación de sentido común: un pedido mínimo de reparto debería estar en torno a 1,5 veces tu ticket medio de sala. Si tu ticket medio en sala es de 18 €, eso apunta a 27 € — muy por encima del suelo de la fórmula.
Cuando los dos números no coinciden, no partas por la mitad y cruces los dedos. Empieza por el suelo y sube el mínimo de 3 en 3 euros, mirando qué le pasa a tu beneficio por reparto. La mayoría de las cocinas descubre que puede subir dos escalones más de lo que temía antes de que el número de pedidos se resienta de verdad.
Dos detalles que importan más de lo que parece:
- Aplica el mínimo al subtotal de comida, antes de cargos, IVA y propina. Si no, un cliente llega a 20 € con 4 € de envío y 16 € de comida, y estás igual que al principio.
- Enseña el mínimo en la página de la carta, no al pagar. A nadie le gusta montar un pedido y enterarse al final.
Zonas de reparto: deja de dibujar círculos
Un círculo en un mapa no es una zona de reparto. Es un deseo.
La comida caliente tiene un límite honesto: 20 minutos, de puerta a puerta. Más allá, las patatas se ablandan, la salsa se corta y el cliente le echa la culpa a tu cocina, no a la distancia. Así que las zonas se dibujan por tiempo de trayecto en tu hora punta, y luego se ajustan a la realidad.
Este es el modelo de tres zonas que le funciona a casi todos los independientes:
| Zona | Trayecto de ida | Distancia típica en ciudad | Envío | Pedido mínimo |
|---|---|---|---|---|
| A — núcleo | menos de 8 minutos | 0 a 2 km | 1,99 € | 15 € |
| B — estándar | 8 a 15 minutos | 2 a 5 km | 3,99 € | 25 € |
| C — borde | 15 a 20 minutos | 5 a 8 km | 5,99 € | 35 €, o solo mensajería |
| Fuera | más de 20 minutos | — | sin reparto | solo recogida |
Fíjate en lo que hace. No solo cobra más por la distancia — sube el mínimo con la distancia, para que los pedidos lejanos merezcan el viaje. Un pedido de 20 € a 6 km es una pérdida. Un pedido de 35 € a 6 km es una buena noche.
Corta tus zonas por obstáculos reales, no por líneas de radio:
- Ríos, autovías y vías de tren con un solo punto de cruce
- Calles de sentido único que convierten 500 metros en una vuelta de 12 minutos
- Parques grandes, campus universitarios y polígonos sin calle que los atraviese
- Urbanizaciones cerradas y torres donde el repartidor espera 8 minutos en el portal
- Zonas de oficinas a partir de las 19:00 — no hay nadie y la entrada está cerrada
Usa códigos postales o nombres de barrio siempre que puedas. Un radio corta calles por la mitad, y entonces un cliente que vive dos portales más allá de otro se queda sin reparto. Los códigos postales son más fáciles de explicar para el equipo y más fáciles de aceptar para el cliente.
Encoge en hora punta, amplía cuando esté tranquilo. La zona C un martes muerto es dinero gratis. La zona C un viernes a las 21:00, con la cocina hundida, es una pizza fría y una devolución. Muchas cocinas ya apagan la zona C durante el pico, y le dan al reparto un horario propio, distinto del de la sala.
Casi todas las plataformas gratuitas te dejan fijar distancia máxima de reparto, importe mínimo de pedido y gastos de envío por sucursal, así que las reglas viven en el sistema y no en la cabeza de un camarero. Tabres, por ejemplo, lo hace a nivel de sucursal, con horarios de reparto separados.
Cuándo el envío gratis sí da dinero
El envío gratis a partir de cierto importe es una de las mejores herramientas de venta de la hostelería — y una de las formas más rápidas de perder dinero cuando ese importe se pone a ojo.
Los números: renunciar a unos gastos de envío de 3,99 € con un margen bruto del 70 % significa que el pedido tiene que crecer 3,99 € ÷ 0,70 = unos 5,70 € solo para quedarte igual. Pero aquí está la trampa que nadie cuenta: la mayoría de los pedidos que superan el umbral lo habrían superado igual. Estás pagando por algo que ya hacían.
Así que pon el umbral entre un 40 % y un 60 % por encima de tu ticket medio de reparto actual.
Si tu ticket medio de reparto es de 26 €, pon el envío gratis en 38 €, no en 32 €. Lo bastante alto para que la gente tenga que estirarse, lo bastante cerca para que estirarse parezca posible. Luego mira tu ticket medio durante un mes. Si casi no se movió, tu umbral era bajo y acabas de regalar envíos.
Y deja el envío gratis dentro de la zona A. Regalar kilómetros hasta el borde del mapa es la forma rápida de que tus peores pedidos se conviertan en los más populares.
Por dónde se escapa el dinero sin que lo veas
Hay cuatro fugas que aparecen en casi todos los repartos:
- Los envases están mal presupuestados. El dueño calcula 0,60 € y el número real es de 1,50 € a 2,50 € en cuanto cuentas el recipiente con respiradero, la bolsa, el precinto, los cubiertos y los botes de salsa. Cuéntalo bien para tus tres platos de reparto más vendidos y usa esa cifra.
- La comisión de la tarjeta sobre el envío. Pagas en torno al 1 % más unos céntimos sobre toda la operación — incluidos los gastos de envío que acabas de cobrar. Es poco, pero es real.
- El IVA de los gastos de envío. En España la comida preparada tributa al 10 %, y el envío que cobras tú suele seguir ese mismo tipo por ser accesorio al servicio principal — pero la comisión que te cobra una plataforma va al 21 %. Confírmalo con tu gestor antes de lanzarlo. Lo desglosamos entero en IVA en hostelería.
- Contar con las propinas del repartidor. La propina es el "gracias" del cliente, no un complemento de sueldo. Calcula tu coste por reparto suponiendo cero propinas y trata lo que llegue como un extra para el repartidor.
Un antes y un después real
Una pizzería con 30 pedidos a domicilio al día. Envío fijo de 1,99 €, mínimo de 12 €, un círculo de 6 km en el mapa. Ticket medio de reparto: 22 €.
Antes. Con un margen bruto del 70 %, cada pedido deja 15,40 €. El coste medio por reparto es de 9,00 €, y el envío de 1,99 € cubre una parte, así que el reparto cuesta 7,01 € netos. Aportación por pedido: 8,39 €. Con 30 pedidos al día, son unos 7.550 € al mes.
Después. Partieron el mapa en tres zonas, subieron el mínimo a 20 € y escalonaron el envío. Los pedidos bajaron un 15 %, hasta 26 al día. Pero el ticket medio subió a 29 €, el envío medio cobrado subió a 3,60 € y una zona núcleo más apretada bajó el coste medio por reparto a 7,60 €.
Nueva aportación por pedido: 20,30 € − (7,60 € − 3,60 €) = 16,30 €. Con 26 pedidos al día, son unos 12.700 € al mes.
Unos 5.150 € más cada mes, con cuatro pedidos menos al día. La misma cocina, el mismo equipo, la misma comida. Solo tres números puestos a propósito en vez de por costumbre.
Esa es la parte que más cuesta tragar: hacer menos pedidos a domicilio suele ser la respuesta correcta. El volumen parece éxito. Lo que paga el alquiler es la aportación por reparto.
Cómo cambiar tus gastos de envío sin perder clientes
- Cambia una cosa cada vez. Sube el mínimo, o escalona el envío, o redibuja las zonas — no las tres en la misma semana. Nunca sabrás cuál funcionó.
- Dale tres o cuatro semanas. La primera semana siempre pinta mal. Los clientes de siempre necesitan un par de pedidos para acostumbrarse.
- Mide la aportación por reparto, no el número de pedidos. Aquí el número de pedidos es puro postureo.
- Vigila los carritos abandonados. Si la gente monta el pedido y se va, tu mínimo está por encima de lo que quieren gastar, no solo por encima de lo que esperaban.
- No pidas perdón al anunciarlo. "El reparto cuesta 3,99 € hasta 5 km, con pedido mínimo de 20 €." Ya está. Sin un párrafo de explicaciones. La gente acepta las reglas claras y discute las que suenan a disculpa.
- No hagas excepciones a nadie. Dos tarifas funcionando a la vez son una pesadilla para el equipo y un imán para las malas reseñas.
Errores que convierten el reparto en un hobby
- Una zona dibujada en un mapa en vez de conducida un viernes. El más común, con diferencia.
- Un envío fijo para todas las distancias. Estás pagando tus peores pedidos con los mejores.
- Un mínimo puesto por educación. Un mínimo de 8 € no es generoso, es caro.
- Envío gratis sin umbral. O le pones un número, o lo pierdes.
- No recalcular nunca. Sueldos, combustible, envases y tarifas de mensajería se han movido todos en el último año. Tu coste por reparto de 2024 hoy es ficción. Rehazlo cada seis meses.
- Ignorar el montón de cargos. Gastos de envío, recargo por servicio, suplemento por pedido pequeño y una pantalla pidiendo propina es como un pedido de 20 € se convierte en 28 € y en una historia para contar.
Preguntas frecuentes sobre gastos de envío y pedidos mínimos
¿Cuánto debería cobrar un restaurante de gastos de envío? Entre 1,99 € y 4,99 € para la mayoría de los independientes en 2026. Apunta a cubrir del 40 % al 60 % de tu coste por reparto, que suele estar entre 8 € y 11 € por entrega una vez cuentas tiempo del repartidor, kilómetros, envases y riesgo de devolución.
¿Cuál es un buen pedido mínimo para reparto? De 15 € a 25 € para la mayoría de las cocinas. Calcúlalo como (coste por reparto − gastos de envío + beneficio objetivo por reparto) ÷ margen bruto, compáralo con 1,5 veces tu ticket medio de sala y quédate con el más alto de los dos.
¿Qué tamaño debería tener mi zona de reparto? No más de 20 minutos de puerta a puerta en tu hora punta. En una ciudad densa suelen ser de 2 a 5 km. En una zona más dispersa puede llegar a 8 km. Mídelo por tiempo de trayecto, nunca por un círculo en el mapa.
¿Puedo cobrar gastos de envío distintos por zona? Sí, y deberías. Un envío escalonado por distancia con mínimos que suben a la vez es el cambio que más mejora el beneficio del reparto en casi todos los restaurantes. Quédate en tres zonas para que el equipo y los clientes puedan seguirlo.
¿Debería ofrecer envío gratis? Solo a partir de un umbral puesto entre un 40 % y un 60 % por encima de tu ticket medio de reparto actual, y solo dentro de tu zona más cercana. El envío gratis para todo es un descuento permanente sin ningún beneficio de marketing.
¿Los precios de reparto deberían ser más altos que los de sala? Un recargo del 10 % al 15 % en los precios de la carta de reparto es lo habitual y está muy aceptado. Solo no intentes enterrar ahí todo el coste del reparto — los clientes sí comparan tus dos cartas.
¿Los gastos de envío llevan IVA? Sí. En España, cuando el envío es accesorio a la comida preparada suele ir al mismo tipo que la comida, el 10 %, pero la comisión de una plataforma va al 21 %. Confírmalo con tu gestor, porque la forma de reflejarlo en el ticket puede cambiar la respuesta.
¿Los gastos de envío son para el repartidor? No — el envío cubre lo que te cuesta a ti llevar la comida hasta allí. Las propinas son para el repartidor. Dilo claramente en la página de tu carta, porque mucha gente cree lo contrario y por eso deja menos propina.
El reparto no es un problema de tecnología ni de marketing. Son tres números, y casi nadie los calcula.
Calcula tu coste por reparto esta semana. Te llevará una hora con un cronómetro y una calculadora, y probablemente te va a molestar. Luego pon unos gastos de envío que cubran la mitad, un mínimo que te pague el viaje y tres zonas dibujadas con el reloj en vez de con el mapa.
Vas a mandar menos pedidos. Te vas a quedar con mucho más de cada uno. Y por fin vas a saber, un viernes por la noche, si ese pedido que sale por la puerta merece el viaje — antes de que salga el repartidor, no a final de mes.
